はじめて従業員を雇う完全ガイド｜手続き・給与・税金の実務

結論から言うと、個人事業主がはじめて従業員を雇うときの手続きは、税務署・労働基準監督署・ハローワーク・年金事務所という4つの窓口への届出を期限内に済ませれば整います。雇う前の準備から給与計算・源泉徴収・保険・年末調整まで、実務の順番どおりにまとめました。

従業員の雇用は、事業を広げる大きな一歩である一方、「何をどこに届け出るのか」「毎月の給与から何を引くのか」といった事務が一度に発生します。しかも届出には10日以内・1か月以内といった期限付きのものが多く、仕組みを知らないまま入社日を迎えると、後から慌てて巻き返すことになりがちです。

☑ 人を雇いたいが、手続きの全体像が見えず一歩を踏み出せない

☑ 給与から天引きする税金や保険料の計算方法が分からない

雇うと決めた日から入社後1年間にやることを、時系列で追える構成にしています。気になる見出しから読み進めても、必要な手続きを拾えるはずです。

個人事業主が従業員を雇うと何が変わる？最初に知っておく全体像

従業員を雇うと、個人事業主は「給与を支払う事業主」として源泉徴収義務者になり、労災保険への加入が必須になります。さらに勤務時間や事業所の規模によって、雇用保険・健康保険・厚生年金の手続きが段階的に加わります。変わるのは大きく「税金」「保険」「帳簿」の3領域です。

「源泉徴収義務者」になるとはどういうこと？

源泉徴収義務者とは、給与や報酬を支払う際に所得税を天引きし、本人に代わって国へ納める義務を負う者のことです。国税庁タックスアンサーNo.2502「源泉徴収義務者とは」のとおり、従業員を雇って給与を支払う個人事業主は、原則としてこの源泉徴収義務者にあたります。

つまり「約束した給与を払えば終わり」ではなく、支払うたびに税額を計算して天引きし、原則として翌月10日までに納付するところまでが事業主の仕事になります。天引きした所得税は従業員から預かったお金なので、納付漏れは自分自身の申告漏れよりも厳しく扱われる傾向があります。

一人でやっていた頃と帳簿はどう変わる？

会計帳簿には「給料賃金」などの勘定科目での記帳が加わり、労働基準法が作成・保存を求める労働者名簿・賃金台帳・出勤簿（いわゆる法定三帳簿）も必要になります。賃金台帳には支給額だけでなく、労働時間数や控除の内訳まで記載する決まりです。

また、扶養控除等申告書や社会保険の届出で従業員のマイナンバーを使うため、番号の取得と安全管理という新しい仕事も発生します。書類が一定量増えることは避けられないので、後述する「納期の特例」のように手間を減らす制度を最初から組み込んでおくのが現実的です。

雇う前に何を決めておく？労働条件の明示と給与の決め方

採用を決めたら、働き始める前に労働条件を書面で明示することが労働基準法で義務づけられています。給与額は、都道府県ごとの最低賃金を下回らないことを大前提に、保険料の事業主負担まで含めた「人件費の総額」で考えるのが失敗しないコツです。

労働条件通知書には何を書く？

労働条件通知書には、契約期間、就業場所と業務の内容、始業・終業時刻や休日、賃金の額と支払方法、退職に関する事項などを必ず記載します。2024年4月からは「就業場所・業務の変更の範囲」の明示も追加されました。厚生労働省がモデル様式を公開しているので、ゼロから自作する必要はありません。

雇用契約書と労働条件通知書は内容が重なるため、実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚にまとめ、双方が署名する形が扱いやすい方法です。口頭の約束だけで働き始めると、残業や退職の場面でもめたときに立ち返る基準がなくなります。

給与はいくらに設定する？最低賃金と募集の考え方

時給や月給は、勤務地の都道府県の地域別最低賃金（毎年10月ごろに改定）を必ず確認してから決めます。最低賃金は引き上げ傾向が続いており、ぎりぎりの金額で募集すると改定のたびに賃上げ対応が必要になるうえ、求人としての魅力も出にくくなります。

もう一つの視点は手当の設計です。同じ予算でも、基本給を抑えて通勤手当や皆勤手当を付けるのか、基本給に一本化するのかで給与計算の複雑さが変わります。手当の種類は少ないほど毎月の計算はシンプルになるため、はじめての雇用では手当を絞った設計が扱いやすくなります。

パート・アルバイトと正社員で手続きは違う？

届出の種類そのものは雇用形態で大きく変わりませんが、働き方によって加入する保険が変わります。週の所定労働時間が20時間以上で31日以上雇う見込みのパートは雇用保険の対象になり、勤務日数・時間がおおむね正社員の4分の3以上なら（社会保険の適用事業所の場合）健康保険・厚生年金の対象にもなります。一方、労災保険だけは勤務時間の長短にかかわらず全員が対象です。

採用が決まったら行う届出は？税務署・労基署・ハローワークの順に整理

はじめての雇用で必要になる届出は、税務署に2種類、労働基準監督署に2種類、ハローワークに2種類が基本セットです。それぞれ期限が異なるため、入社日を起点に提出順を決めて処理していきます。

主な届出書類と提出先・期限を、動き出しが早い順に1つの表へまとめました。

税務署への届出は2枚セットで済ませる

すでに開業届を出して事業をしている人が初めて人を雇う場合は、「給与支払事務所等の開設届出書」を雇用から1か月以内に税務署へ提出します。これから開業と同時に雇う場合は、開業届の給与支払いの欄に記載すれば兼ねられることもあるため、提出前に記載欄を確認してみてください。

このとき同じ封筒に「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」も入れておくのが実務の定石です。源泉所得税の納付が毎月から年2回にまとまり、初年度の事務量が目に見えて減ります（仕組みは給与計算の章で説明します）。

労働保険（労災・雇用保険）の手続きはどこから始める？

労災保険と雇用保険をあわせて「労働保険」と呼びます。手順としては、先に労働基準監督署で保険関係成立届を提出し、その控えを持ってハローワークで雇用保険の設置届・資格取得届を出す流れが基本です。概算保険料申告書は、その年度分の労働保険料を見込みで前払いする手続きで、成立日の翌日から50日以内に申告・納付します。

それぞれの書類の記入例や持ち物まで含めた具体的な流れは、従業員を雇ったときの源泉徴収・年末調整・保険の手続きで1枚ずつ解説しています。窓口へ行く前のチェックリストとして使ってください。

健康保険・厚生年金の加入義務はどこで分かれる？

個人事業所の場合、健康保険・厚生年金への加入が強制になるのは「常時5人以上の従業員がいて、かつ適用業種にあたる」ときです。逆に言えば、従業員が4人以下の間や、飲食店・理美容業など非適用業種の事業所は強制加入ではありません。この線引きで毎月のコストが大きく変わります。

加入義務の判断フローチャート

自分の事業所が強制適用かどうかは、次の順番で判定できます。

• ① 常時使用する従業員は5人以上か → 4人以下なら強制適用ではない（④へ進む）

• ② 5人以上の場合、適用業種にあたるか → 製造業・小売業・金融業など多くの業種が該当。農林水産業、飲食店・理美容などのサービス業、旅館業などは非適用業種（該当しなければ④へ）

• ③ ①と②の両方に該当 → 強制適用。年金事務所へ新規適用届と被保険者資格取得届を5日以内に提出する

• ④ 強制適用でなくても、従業員の半数以上が同意すれば任意適用の認可を受けて加入できる

なお、弁護士・税理士などいわゆる士業の個人事務所は、2022年10月から適用業種に加わりました。業種の区分は思い込みと違うことがあるため、迷ったら管轄の年金事務所に確認するのが確実です。保険料率や届出様式は全国健康保険協会（協会けんぽ）のサイトで都道府県別に公開されています。

事業主本人は社会保険に入れない？

見落とされがちですが、個人事業主本人は、従業員を健康保険・厚生年金に加入させた場合でも、自分はその制度に入れません。事業主自身は国民健康保険と国民年金のままです。ここは法人化した場合との大きな違いで、「自分も厚生年金に入りたい」という希望が法人成りを検討するきっかけになることもあります。

保険の加入状況は助成金の審査にも響く

雇用関係の助成金には、労働保険や社会保険に適正に加入していることが支給要件に含まれるものが多くあります。どの保険がどの助成金の前提になるかは社会保険・労働保険の加入が要件になる助成金の解説で確認できます。加入手続きの後回しは、もらえたはずの助成金を逃す形で跳ね返ってくるわけです。

毎月の給与計算はどう進める？源泉徴収から給与明細まで

給与計算は「総支給額を確定→社会保険料・雇用保険料を控除→源泉所得税と住民税を控除→差引支給額を振り込む」という流れの繰り返しです。最初の給与日までに、従業員から扶養控除等申告書を提出してもらうことが正確な計算の出発点になります。

最初の給与日までにやる2つの準備

1つ目は「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を従業員に書いてもらうことです。この申告書の提出があると、源泉徴収税額表の「甲欄」という低い税額区分を使えます。提出がないと高い「乙欄」で天引きしなければならないため、入社書類の一式に含めて初回の給与支払日の前日までに回収します。

2つ目は給与の締め日と支払日を決めることです。「月末締め・翌月10日払い」のように締めと支払いの間隔に余裕を持たせると、計算・振込・記帳を落ち着いてこなせます。

源泉徴収税額はどう求める？月8万8,000円未満なら0円？

毎月の天引き額は、国税庁が毎年公表する「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」に、社会保険料等を控除した後の給与額と扶養親族等の数を当てはめて機械的に求めます。甲欄の場合、社会保険料控除後の給与が月8万8,000円未満なら源泉徴収税額は0円です（2026年8月時点の税額表）。扶養の範囲で働くパートの給与から天引きが発生しないことが多いのは、この仕組みによるものです。

支給項目によって課税・非課税の区分が異なる点にも注意が必要です。たとえば通勤手当は、電車・バス通勤の合理的な実費なら月15万円まで所得税が非課税とされています（2026年8月時点）。判定の基準と帳簿づけは従業員の通勤手当・出張旅費の非課税限度と記帳に詳しくまとめています。

納期の特例で納付を年2回にまとめる

天引きした源泉所得税は原則翌月10日までに納めますが、給与の支給人員が常時10人未満の事業主は「納期の特例」を申請でき、1〜6月分を7月10日まで、7〜12月分を翌年1月20日までの年2回にまとめられます。毎月の納付を忘れるリスクが減るため、はじめての雇用ではほぼ必須の制度と考えてよいでしょう。申請書を提出した翌月に支払う給与から適用される点だけ注意してください。

賞与や寸志を出すときは、月給とは別の計算式（賞与に対する源泉徴収税額の算出率表）を使います。年末に「気持ちだけの寸志」を渡す場合も源泉徴収の対象になるため、賞与・寸志を支給したときの源泉徴収と記帳を読んでから支給額を決めると安心です。

記帳代行の現場では、はじめての給与支払いを「外注費」のまま記帳していて、年末調整の時期に給与だったと気づくご相談が毎年あります。給与と外注費では源泉徴収の方法も消費税の扱いも変わるため、最初の支払いから科目を分けておくと後の手戻りがありません。給与計算が加わって毎月の帳簿づけがふくらんできたら、日々の記帳を記帳代行に任せるという選択肢を検討するタイミングです。

従業員1人にかかるお金は月いくら？雇用コストの試算と助成金

雇用のコストは給与だけではありません。社会保険に加入する場合、事業主が負担する保険料はおおむね給与の15%前後になり、月給20万円なら約3万円が給与とは別に出ていきます。この負担を軽くする手段が、返済不要の雇用関係助成金です。

月給20万円のスタッフを雇った場合の事業主負担

健康保険料率を協会けんぽの目安である10%（労使折半）、雇用保険の事業主負担を0.9%、労災保険料率を小売業相当の0.3%と仮定して、月給20万円・40歳未満の従業員1人分を試算してみます。料率は都道府県・業種・年度で変わるため、あくまで考え方をつかむための例です。

• 健康保険料の事業主負担: 20万円×10%÷2＝約10,000円

• 厚生年金保険料の事業主負担: 20万円×18.3%÷2＝18,300円

• 雇用保険料の事業主負担: 20万円×0.9%＝1,800円

• 労災保険料（全額事業主負担）: 20万円×0.3%＝600円

• 事業主負担の合計: 約30,700円／月（年間およそ37万円）

つまり「月給20万円の人を雇う」とは、実際には月23万円強の人件費を支払うことを意味します。賞与を出せば賞与にも保険料がかかります。一方、従業員4人以下で健康保険・厚生年金が強制適用にならない事業所なら、上記のうち雇用保険と労災保険だけで月2,400円ほどです。適用の有無で毎月の負担が10倍以上変わるため、採用計画の段階で自分の事業所がどちらに該当するかを確かめておく意味は大きいと言えます。

雇用で使える助成金にはどんなものがある？

雇用関係の助成金は、要件を満たす採用や処遇改善を行ったときに申請できる返済不要の資金で、採用・人材育成・仕事と家庭の両立支援など種類は多岐にわたります。どんな制度があるかの全体像は個人事業主が使える雇用関係の助成金でつかめます。

代表例が、パート・アルバイトを正社員に転換したときのキャリアアップ助成金です。転換の前にキャリアアップ計画書の提出が必要など、順番を間違えると受給できない設計になっているため、キャリアアップ助成金をパート従業員の正社員化で使う方法を採用前に読んでおくと選択肢が広がります。

注意点は、多くの助成金が雇用保険に加入している事業所であることを前提にしていることです。この意味でも、届出を期限どおりに済ませておくこと自体が、そのまま資金調達の準備になります。

雇ったあとの1年間｜年末調整から退職時の手続きまで

従業員を雇うと、毎月の給与計算に加えて年単位の事務が加わります。12月の年末調整、翌年1月の源泉徴収票交付と給与支払報告書の提出、6月からの住民税の天引きという年間サイクルを、1年目から回していくことになります。

年末調整では何をする？

年末調整とは、毎月天引きした源泉所得税の合計と、その従業員の1年分の正しい税額との差額を、12月の給与で精算する手続きです。扶養控除等申告書や保険料控除申告書を回収し、国税庁が毎年公表する「年末調整のしかた」に沿って計算します。精算後は源泉徴収票を本人に交付し、翌年1月31日までに給与支払報告書を従業員が住む市区町村へ提出します。

この給与支払報告書をもとに従業員の住民税額が決まり、原則として6月以降の給与から特別徴収（天引き）で納めていきます。「所得税は事業主が計算して天引き、住民税は市区町村から届く通知額をそのまま天引き」という役割の違いを覚えておくと混乱しません。

従業員が退職したときは何をする？

退職時には、雇用保険の資格喪失届と離職証明書の提出、社会保険に加入していれば資格喪失届、最後の給与での住民税の精算、源泉徴収票の交付といった一連の事務が発生します。退職日の翌々日から10日以内など期限の短いものが多いので、従業員が退職したときの源泉・住民税・社会保険の精算実務を手元に置いて順に処理してください。

採用から退職までを通してみると、雇用の事務は「入口と出口に期限の短い届出が集中し、途中は毎月の給与計算と年1回の年末調整が続く」という構造です。この構造さえ頭に入れば、個々の書類は調べながらでも十分に対応できます。

よくある質問

Q. 家族に手伝ってもらう場合も、同じ雇用の手続きが必要ですか？

生計を一にする配偶者や親族に支払う給与は、原則として経費になりません。青色申告なら「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署へ提出し、届け出た範囲内で給与を支払うことで経費にできます。他人を雇う場合とはルールの体系が別なので、家族への給与は専従者給与の制度から確認してください。

Q. 外国人スタッフを雇うときは、何が追加で必要になりますか？

在留カードで就労可能な在留資格かを確認したうえで、雇入れ時にハローワークへ外国人雇用状況の届出が必要です（雇用保険に入る人は資格取得届が届出を兼ねます）。給与の源泉徴収も、居住者か非居住者か、租税条約の適用があるかで変わります。外国人を雇った個人事業主の源泉徴収と記帳を初回の給与計算の前に確認しておくと安全です。

Q. 雇用ではなく業務委託（外注）にすれば、手続きは不要ですか？

外注にすれば社会保険の事業主負担などは生じませんが、給与か外注費かは契約書の名前ではなく、指揮命令や時間拘束といった働き方の実態で判断されます。実態が雇用なのに外注扱いにしていると、税務調査で源泉徴収漏れや消費税の仕入税額控除の否認を指摘されるリスクがあるため、形だけの外注化は避けてください。

Q. 求人はどこに出せばいいですか？ハローワークは無料ですか？

ハローワークの求人掲載は無料で、個人事業主でも利用できます。地域の求職者に届きやすいうえ、一部の助成金はハローワーク等の紹介による採用が要件になっているため、助成金の活用を考えるなら最初の選択肢になります。民間の求人サイトと併用する場合も、費用のかからないハローワークを軸にすると採用コストを抑えられます。

Q. 月の途中で入社した場合、給与や保険料はどうなりますか？

給与は、雇用契約や就業規則で定めた日割りの計算方法に従って支給します。健康保険・厚生年金の保険料には日割りがなく、入社した月の分から1か月単位で発生します。雇用保険料はその月の支給額に料率を掛けるだけなので、日割り給与でもそのまま計算できます。

はじめて従業員を雇う手続きは「4つの窓口」と期限から逆算する

従業員を雇う手続きは、税務署（開設届と納期の特例）・労働基準監督署（労災保険）・ハローワーク（雇用保険）・年金事務所（該当する場合の社会保険）という4つの窓口へ、入社日から5日・10日・1か月といった期限で届出を出すことに集約されます。そのうえで毎月の給与計算と源泉徴収、年1回の年末調整のサイクルを回せば、労務の基本は成立します。手続きの名前の多さに圧倒されず、入社日から逆算したスケジュール表を1枚作るところから始めてみてください。

とはいえ、採用の準備と並行して届出・給与計算・自分の帳簿づけまで全部を一人で回すのは、時間の面でかなりの挑戦です。領収書丸投げドットコムは、領収書や請求書を郵送またはスマホ撮影で送るだけで記帳を代行する個人事業主専門のサービスで、何枚たまっていても定額の月額6,600円（税込）・初期費用0円、確定申告までサポートしています。なお、令和8年分（2026年分）の記帳代行のお申し込みは2026年11月30日までで、申し込み状況によっては早期に締め切る場合があります。人を雇い育てる時間を確保するためにも、まずは雇用で増える事務ごと帳簿の悩みを無料で相談してみるところから検討してみてください。相談は無料で、公式LINEからも24時間受け付けています。プランの内訳は何枚でも定額6,600円の料金表で確認できます。

【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。