外国人を雇った個人事業主の源泉徴収と記帳｜在留資格・租税条約の確認を解説

外国人を雇うときは、まず在留資格で働けるかを確認し、税法上の居住者か非居住者かで源泉徴収の税率が変わります。海外への支払いでは租税条約の確認も欠かせません。確認の順番と、給与・報酬の記帳のしかたを整理します。

人手不足を背景に、個人事業主やフリーランスが外国人スタッフを雇ったり、海外在住の方に仕事を発注したりする機会が増えています。いざ支払う段になると、源泉徴収の税率や在留資格の確認、租税条約の扱いなど、わからないことが次々に出てくるものです。

☑ 外国人スタッフを雇いたいが、源泉徴収のやり方が日本人と違うのか不安だ

☑ 在留資格や租税条約の確認が必要と聞いたが、何をどう調べればよいかわからない

☑ 給与や報酬を支払ったときに、どう記帳すれば正しいのか自信がない

外国人への支払いは、在留資格・居住区分・租税条約・記帳という複数の論点が絡みます。何をどの順で確認し、給与や報酬をどう記帳すればよいのかを、初めての方にもわかるように順を追って見ていきます。

まず確認したい「居住者か非居住者か」の区分

源泉徴収の税率を左右する最初の分かれ道

外国人への支払いで最初に確認したいのが、その人が税法上の「居住者」か「非居住者」かという区分です。国籍ではなく、日本にどれくらい住んでいるか（生活の本拠があるか）で判断する点がポイントです。一般に、日本国内に住所がある方や、1年以上続けて日本に住んでいる方は居住者として扱われます。一方、日本に住所がなく滞在も短い方は非居住者となります。

この区分によって、源泉徴収の税率や対象となる所得の範囲が変わります。同じ「外国人への支払い」でも、日本に定住して働いている方と、海外に住んだまま日本の仕事を請け負っている方とでは、税務上の扱いがまったく異なるということを、まず頭に入れておきましょう。

居住者なら基本は日本人と同じ扱い

結論から言うと、税法上の居住者にあたる外国人スタッフは、源泉徴収のしかたも基本的に日本人と同じです。たとえば日本に住んで働いている外国人を従業員として雇い、毎月給与を支払う場合は、日本人従業員と同様に給与所得の源泉徴収税額表を使って所得税を天引きし、年末調整も行います。「外国人だから特別な計算がいる」と身構える必要は、必ずしもありません。

気をつけたいのは、扶養控除や配偶者控除の対象となる親族が海外にいるケースです。国外に住む親族を扶養に入れる場合は、続柄や送金の事実を示す書類など、一定の確認書類が必要になります。日本人の年末調整にはない手続きなので、該当しそうなときは早めに確認しておきましょう。

国外に住む配偶者や親族を控除の対象にするときの要件は、国税庁タックスアンサー「No.1191 配偶者控除」などで確認できます。

非居住者への支払いは税率が変わる

一方、海外に住んだまま日本の仕事を請け負っている非居住者に支払う場合は、扱いが大きく変わります。日本国内で行われた仕事に対する報酬など、日本に源泉がある所得を支払うときは、原則として一律の税率で源泉徴収するのが基本ルールです。年末調整も行いません。非居住者への支払いがありそうな方は、「日本人と同じ感覚で処理すると間違えやすい」と意識しておくことが大切です。

雇う前に確認したい在留資格と就労の可否

在留資格によって働ける範囲が決まっている

外国人を雇うとき、税金の前にまず確認すべきなのが在留資格です。在留資格とは、外国人が日本に滞在し、どのような活動ができるかを定めた区分のことです。在留資格の種類によって、就労できる職種や働き方が決まっており、認められた範囲を超えて働かせると、雇う側も責任を問われる可能性があります。

たとえば、専門的な仕事に就くための在留資格、身分にもとづいて活動に制限のない在留資格、留学などのように原則として就労が認められない在留資格など、性質はさまざまです。「外国人だから誰でも自由に雇える」わけではない、という点をまず理解しておきましょう。

在留カードでの確認ポイント

就労できるかどうかは、本人が持つ在留カードで確認できます。雇う前に必ず原本を見せてもらい、次の点をチェックしましょう。

• 在留資格の種類と、その資格で予定している仕事ができるか

• 在留期間（満了日）が切れていないか

• 「就労制限の有無」の記載内容

• 資格外活動の許可が必要なケースで、裏面に許可の記載があるか

留学生をアルバイトとして雇う場合などは、原則として資格外活動の許可と、働ける時間の上限に注意が必要です。確認を怠ると、知らないうちに認められない働かせ方をしてしまうおそれがあります。判断に迷うときは、出入国在留管理庁の情報を確認したり、専門家に相談したりするのが安心です。

在留資格と源泉徴収は別の話として整理する

ここで混同しやすいのが、在留資格の確認と源泉徴収の処理は別物だということです。在留資格は「合法的に働けるか」という入管法上の問題、源泉徴収は「税金をいくら天引きするか」という税法上の問題で、根拠となる法律が異なります。どちらか一方を確認すればもう一方も済む、というものではありません。雇用の入り口では在留資格を、給与や報酬の支払い時には源泉徴収を、それぞれ別の確認事項として整理しておきましょう。

租税条約で源泉徴収が軽くなることがある

租税条約とは何か

租税条約とは、二つの国の間で、同じ所得に二重に税金がかからないように調整したり、源泉徴収の税率を取り決めたりするための国家間の約束のことです。日本は多くの国とこの条約を結んでいます。外国人への支払い、特に海外に住む非居住者への報酬の支払いでは、この租税条約によって本来の税率より低い税率が適用されたり、源泉徴収が免除されたりするケースがあります。

「相手の国との間に租税条約があるかどうか」「その条約でどんな取り決めがあるか」によって結論が変わるため、非居住者への支払いを検討するときは、条約の有無を確認することがとても重要になります。

条約の特典を受けるには届出が必要

注意したいのは、租税条約による軽減や免除は、何もしなくても自動的に適用されるわけではないという点です。原則として、支払いを受ける外国人本人が必要な届出書を作成し、支払者である事業主を通じて税務署に提出する、といった手続きが求められます。この届出をしないまま支払ってしまうと、条約による軽減が受けられず、原則どおりの税率で源泉徴収しなければならないこともあります。

そのため、海外在住の方に仕事を依頼するときは、契約や支払いの前段階で「租税条約の届出が必要か」「いつまでに、どの書類をそろえるか」を相手と確認しておくとスムーズです。

自分で判断しきれないときは専門家へ

租税条約は国ごとに内容が異なり、対象となる所得の種類によっても取り扱いが変わります。条約の条文を読み解くのは専門性が高く、個人事業主の方がすべてを正確に判断するのは負担が大きい分野です。金額が大きい支払いや、継続的な海外取引が見込まれる場合は、早めに税理士などの専門家に相談し、適用関係を確認しておくと安心です。誤った税率で源泉徴収すると、後から納付不足や還付の手続きが必要になり、かえって手間が増えてしまいます。

給与・報酬を支払ったときの記帳のしかた

従業員として雇う場合の記帳

外国人を従業員として雇い、毎月給与を支払う場合の記帳の考え方は、日本人従業員と基本的に同じです。給与の総額を「給料賃金」などの勘定で経費に計上し、そこから天引きした源泉所得税や社会保険料を「預り金」として処理します。預り金として一度受け取った源泉所得税は、後日まとめて国に納める性質のお金なので、経費ではなく預り金で管理する点を押さえておきましょう。

記帳のうえでは、誰にいくら支払い、いくら源泉徴収したかを一人ひとり区別して記録しておくことが大切です。年末調整や法定調書の作成のときに、この記録がそのまま土台になります。

人数が増えるほど、給与や報酬の源泉徴収額を一人ずつ区別して記帳する作業は煩雑になります。この部分をまとめて任せたいときは、給与まわりの記帳を代行に回すやり方もあります。

外注・業務委託として報酬を支払う場合

雇用ではなく、外注先や業務委託先として外国人に報酬を支払う場合は、その仕事の内容によって源泉徴収の要否が変わります。源泉徴収が必要な報酬であれば、支払額から所得税を天引きし、支払う相手と金額、天引きした税額を記帳します。仕訳としては、報酬の総額を「外注費」などで計上し、天引き分を「預り金」として処理するのが一般的です。

そもそも報酬そのものに源泉徴収が必要かどうかの基本的な見分け方は、源泉徴収が必要な支払い・不要な支払いの見分け方で整理しています。外国人への支払いを考える前提として押さえておくと判断がぶれません。

• 支払先の氏名・住所（海外の場合は所在地）

• 支払日と支払金額

• 源泉徴収した税額

• 居住者・非居住者の区分や、租税条約の適用有無

これらをセットで残しておくと、後から内容を見返すときにも、税務署から問い合わせを受けたときにも、落ち着いて対応できます。海外の取引先とやり取りする請求書をデータで受け渡し・保存するときの決まりごとは、請求書の電子化とPDF送付・保存のルールが参考になります。

源泉徴収した税金の納付と書類づくり

給与や報酬から天引きした源泉所得税は、預かったままにはできません。原則として、支払った月の翌月までに国へ納付します。一定の要件を満たして特例の承認を受けている小規模な事業者であれば、半年分をまとめて納付できる制度もあります。どちらに該当するかを確認し、納付の期日を忘れないようにしましょう。

なお、非居住者への海外送金では送金手数料も発生します。手数料をどの勘定科目で扱うかは、支払手数料になるもの一覧と勘定科目の使い分けで確認できます。

また、1年が終わると、支払いの内容をまとめた法定調書などの書類を作成・提出する必要があります。日々の記帳で支払額と源泉徴収額をきちんと区別して記録しておけば、こうした年末の書類づくりも格段に楽になります。

よくある質問

Q. 日本に住んで働いている外国人なら、源泉徴収は日本人とまったく同じでよいですか？

税法上の居住者にあたる方であれば、給与の源泉徴収や年末調整の基本的な流れは日本人と同じです。ただし、海外に住む親族を扶養に入れる場合は、続柄や送金の事実を確認する書類が必要になるなど、日本人にはない手続きが加わることがあります。本人の状況に応じて、必要書類を早めに確認しておきましょう。

Q. 海外在住のフリーランスに仕事を頼んで報酬を払う場合も、源泉徴収が必要ですか？

支払う報酬が日本国内で行われた仕事に対するものなど、日本に源泉がある所得にあたる場合は、原則として源泉徴収が必要です。税率は居住者への支払いとは異なるのが一般的で、相手の国との租税条約によって軽くなることもあります。判断が難しいケースが多いので、支払いの前に専門家へ確認することをおすすめします。

Q. 在留資格の確認をしないまま雇ってしまうと、どうなりますか？

就労が認められない在留資格の方を働かせたり、認められた範囲を超えて働かせたりすると、雇った側も責任を問われる可能性があります。トラブルを避けるためにも、雇う前に在留カードの原本で在留資格・在留期間・就労制限の有無を必ず確認しましょう。なお、在留資格の確認と源泉徴収の処理は別の手続きなので、どちらも忘れずに行うことが大切です。

外国人雇用で迷ったときの確認の順番

外国人を雇うときは、まず在留資格で「合法的に働けるか」を確認し、次に税法上の居住者か非居住者かを見極めて源泉徴収のしかたを決め、海外への支払いでは租税条約の有無を確認する、という順番で整理すると迷いにくくなります。そして、誰にいくら支払い、いくら源泉徴収したかを一人ひとり区別して記帳しておくことが、年末の書類づくりや納付をスムーズに進める土台になります。

在留資格・源泉徴収・租税条約・記帳と、確認すべきことは多岐にわたります。本業が立て込む中で、これらを調べながら記帳から申告書類の作成まで進めるのは、思った以上に骨の折れる作業です。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。