従業員を雇ったら何をする？源泉徴収・年末調整・保険の手続きを解説

従業員を雇ったら、給与支払事務所の開設届から源泉徴収・年末調整・社会保険・労働保険まで手続きが一気に増えます。何を・どこに・いつまでに出すのか、最初の一手からその後の毎月・毎年の流れまで順に整理します。

事業が成長して人手が必要になり、いよいよ従業員を雇うことになった。それは事業の大きな前進ですが、同時に「雇い主」として果たすべき手続きや義務がぐっと増えるタイミングでもあります。一人で働いていたときには関係のなかった源泉徴収、年末調整、社会保険、労働保険といった言葉に、戸惑う方も多いのではないでしょうか。これらは一度全体像をつかんでしまえば、毎年のルーティンとして回していけるものです。

☑ 初めて従業員を雇うことになったが、何から手を付ければよいか分からない

☑ 源泉徴収や年末調整という言葉は聞くが、自分が何をするのか理解できていない

☑ 社会保険や労働保険の加入が必要なのか、どこに届け出るのか迷っている

従業員を雇ったら最初にすること

まずは、雇用を始めた直後に行うべき届け出や手続きを確認しましょう。最初のステップを押さえることが、その後のスムーズな運用につながります。

税務署への届け出

従業員に給与を支払うと、事業主は所得税を源泉徴収して納める義務が生じます。そのため、給与の支払いを始めることになったら、税務署へ「給与支払事務所等の開設届出書」を提出します。これにより、源泉徴収した税金を納めるための準備が整います。

納期の特例の検討

源泉徴収した所得税は、原則として翌月に納付しますが、従業員が常時10人未満の場合は、申請によって年2回にまとめて納付できる「源泉所得税の納期の特例」を利用できます。毎月の納付が負担になる小規模な事業者にとっては、検討する価値のある制度です。

従業員から書類を受け取る

• 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出してもらう

• マイナンバー(個人番号)を確認・取得する

• 前職がある場合は源泉徴収票を受け取る

これらの書類は、源泉徴収する税額を正しく計算したり、年末調整を行ったりするために欠かせないものです。特に扶養控除等申告書は、扶養している家族の人数によって毎月差し引く税額が変わってくるため、雇い始めの早い段階で必ず提出してもらいましょう。マイナンバーは法定調書などに記載する必要があるため、取得の際は本人確認を行い、書類は厳重に保管しておくことが大切です。

毎月行う源泉徴収の流れ

従業員を雇うと、毎月の給与計算とあわせて源泉徴収の業務が発生します。基本的な流れを押さえておきましょう。

源泉徴収とは

源泉徴収とは、事業主が従業員に給与を支払う際、あらかじめ所得税を差し引いて、本人に代わって国に納める仕組みです。差し引く税額は、給与額や扶養親族の人数に応じて、国税庁が公表する「源泉徴収税額表」をもとに決まります。

給与から差し引くもの

• 所得税(源泉徴収税額表に基づいて計算)

• 住民税(自治体から通知される金額を毎月差し引く)

• 社会保険料(加入している場合の本人負担分)

差し引いた税金を納める

源泉徴収した所得税は、原則として給与を支払った翌月の10日までに納付します。納期の特例を利用している場合は、半年分をまとめて年2回納めます。納付の期限を守ることが、延滞税などのペナルティを避けるうえで大切です。給与計算や源泉徴収の記帳まで手が回らないときは、増えた経理をまとめて任せる記帳代行を使う方法もあります。

年末に行う年末調整

1年を通じて源泉徴収を行ってきたら、年末には「年末調整」という大切な業務が待っています。

年末調整とは

年末調整とは、1年間に源泉徴収した所得税の合計額と、本来納めるべき正しい税額との差額を精算する手続きです。毎月の源泉徴収はあくまで概算であるため、年末に正確な金額を計算し直し、過不足を調整します。多くの場合、従業員にとっては払いすぎた税金が戻る形になります。

従業員から集める書類

• 扶養控除等申告書(変更があれば更新)

• 保険料控除申告書と、生命保険料などの控除証明書

• 住宅ローン控除を受ける場合の関連書類

年末調整後に行うこと

年末調整が終わったら、従業員に源泉徴収票を交付します。あわせて、税務署や従業員の住む市区町村に対して、給与支払報告書などの法定調書を提出する必要があります。これらは翌年の早い時期が期限となっているため、計画的に準備しましょう。

社会保険・労働保険の手続き

税金だけでなく、従業員を守るための保険についても手続きが必要になります。事業の形態や従業員数によって加入義務が変わる点に注意しましょう。

労働保険(労災保険・雇用保険)

労災保険は、従業員を一人でも雇えば原則として加入が必要です。仕事中や通勤中のケガなどに備えるもので、保険料は事業主が負担します。雇用保険は、一定の労働時間などの条件を満たす従業員を雇った場合に加入が必要となり、ハローワークで手続きを行います。

社会保険(健康保険・厚生年金)

個人事業の場合、業種や従業員数によって社会保険の加入義務の有無が変わります。加入が必要な場合は、年金事務所で手続きを行います。自分の事業が加入対象になるかどうかは、事前に確認しておくとよいでしょう。健康保険・厚生年金の加入手続きは日本年金機構の案内で、協会けんぽに加入する場合の手続きは全国健康保険協会（協会けんぽ）で確認できます。

手続き先を整理しておく

• 所得税の源泉徴収・年末調整に関すること → 税務署

• 労災保険・雇用保険に関すること → 労働基準監督署・ハローワーク

• 健康保険・厚生年金に関すること → 年金事務所

このように、従業員を雇うと税金と保険で手続き先が分かれます。それぞれ提出する書類や期限が異なるため、最初に「どこに・何を・いつまでに出すのか」を一覧にして整理しておくと、漏れを防ぎやすくなります。とりわけ雇い始めの時期は、開業届や保険の加入手続きが重なりやすいので、チェックリストを作っておくと安心です。

毎月・毎年のスケジュールを把握する

従業員に関わる業務は、毎月発生するもの(給与計算・源泉徴収・納付)と、年に一度発生するもの(年末調整・法定調書の提出)に分けられます。あらかじめ年間のスケジュールを把握しておけば、「いつ何をすべきか」が見通せて、慌てずに対応できます。給与の締め日や支払日も含めてルールを決めておくと、毎月の事務がスムーズに回るようになります。

よくある質問

Q. 家族に手伝ってもらう場合も、源泉徴収などの手続きは必要ですか？

家族に給与を支払う場合も、原則として源泉徴収の対象になります。特に青色申告で「青色事業専従者給与」として経費に算入する場合は、事前の届け出など一定の要件があります。家族への給与と世帯全体の手取りのバランスは、夫婦で事業と給与がある世帯の手取り最適化で整理しています。詳しくは専門家に確認すると安心です。

Q. アルバイトやパートでも年末調整は必要ですか？

扶養控除等申告書を提出している従業員であれば、アルバイトやパートであっても年末調整の対象になります。一方、掛け持ちで他の勤務先がメインの場合などは扱いが異なるため、本人の状況を確認することが大切です。

Q. 手続きが多くて不安です。すべて自分でやらないといけませんか？

すべてをご自身で行う必要はありません。給与計算や源泉徴収、年末調整などは、税理士などの専門家に任せることができます。本業に集中するためにも、専門家のサポートを活用するのは有効な選択肢です。

今日から整えたい従業員まわりの手続き

従業員を雇うと、給与支払事務所の開設届出から始まり、毎月の源泉徴収、年末の年末調整、そして社会保険や労働保険の手続きまで、さまざまな業務が発生します。一つひとつは決して難しすぎるものではありませんが、期限が決まっているものが多いため、全体像をつかんで計画的に進めることが大切です。最初に届け出と書類の受け取りをきちんと済ませ、毎月・毎年の流れを習慣化してしまえば、安定して回していけるようになります。人を雇うほど事業が育ってきた段階では、事業主自身の将来への備えも視野に入ります。赤字の年もならしながら備える考え方は共済の掛金調整と繰越を使った備え、制度の組み合わせ方は将来に備えながら節税する制度の組み合わせにまとめています。年度によって変わる制度もあるため、最新情報は国税庁サイト等でご確認ください。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。