個人事業主の経費完全ガイド｜判断基準と落とせる範囲を解説

個人事業主の経費は「売上を得るために直接必要だったか」で判断し、金額の上限はありません。経費になるもの・ならないものの線引き、家事按分、10万円以上の買い物の扱いまで、判断に迷わないための基準をまとめました。

経費の話がややこしいのは、税法が「これは経費、これは経費でない」という品目リストを持っていないからです。同じカフェ代でも打合せなら経費、ひとり休憩なら私的支出。つまり判断は品目ではなく使い道で決まります。この記事では、その判断の軸を作ることを目標に、経費の全体像を順番に整理します。

☑ どこまで経費にしていいのか、線引きの基準が分からない

☑ 自宅で仕事をしているが、家賃や電気代をいくら入れていいか不安

☑ 10万円を超えるパソコンを買ったときの処理が分からない

気になる見出しから読んでいただけるように、テーマごとに詳しい解説記事へのリンクも置いています。

経費とは何か？税金が減る仕組みから押さえる

経費とは、事業の売上を得るために必要だった支出のことです。所得税は「売上－経費＝所得」に対してかかるため、正しく経費を計上すれば、その分だけ課税される所得が減り、税金と国民健康保険料が下がります。国税庁タックスアンサーNo.1350「事業所得の課税のしくみ」でも、事業所得は総収入金額から必要経費を差し引いて計算すると示されています。

経費1万円で税金はいくら減る？

具体的な数字で確認しましょう。売上600万円・経費150万円の個人事業主（青色申告・65万円控除・所得控除は基礎控除と国民年金・国民健康保険で計140万円と仮定）のケースを考えます。所得は600万円－150万円－65万円＝385万円、そこから所得控除140万円を引いた課税所得は245万円です。この水準では所得税率10％＋住民税10％で、合計約20％の税負担がかかります。

つまり経費を1万円増やせば、税金は約2,000円減るという関係です。国民健康保険料（自治体により所得の約10％前後）も所得に連動するため、実感としてはさらに大きくなります。逆に言えば、経費にできるものを取りこぼすと、その約2〜3割を無駄に納めていることになります。

経費に「上限」はあるのか

個人事業主の経費に、法律上の金額上限はありません。売上より経費が多ければ赤字（損失）として扱われ、青色申告なら翌年以降3年間の繰越しも可能です。ただし「上限がない」ことは「何でも入れていい」ではありません。事業との関連が説明できない支出は、金額が小さくても経費になりません。

経費と控除の違いを混同しない

経費と所得控除はどちらも税金を減らしますが、性質が違います。経費は事業のために「実際に出ていったお金」、所得控除は生命保険料控除や医療費控除のように「個人の事情に応じて所得から引ける枠」です。国民年金保険料や国民健康保険料は事業の経費ではなく社会保険料控除で処理します。どちらが効くかという観点の整理は経費と控除のどちらが効くかで解説しています。

この区別が実務で効いてくるのは、決算書のどこに書くかが変わるからです。経費は青色申告決算書（または収支内訳書）の経費欄に科目ごとに記入し、所得控除は確定申告書第一表・第二表の控除欄に記入します。国民年金や国民健康保険料を経費欄に書いてしまうと、事業の利益が実態より小さく見えるだけでなく、控除欄が空欄のままになって二重に損をすることがあります。小規模企業共済等掛金控除やiDeCoの掛金も同じく控除側の枠です。「事業のお金か、自分のお金か」で置き場所を決めると迷いません。

経費になるもの・ならないものの判断基準は？

判断の軸はひとつだけです。「その支出は、売上を得るために直接必要だったか」。国税庁タックスアンサーNo.2210「必要経費の知識」も、必要経費は総収入金額を得るために直接要した費用と業務上の費用であると定義しています。品目で覚えるのではなく、この問いに答えられるかで決めます。

経費性を確かめる3つの質問

迷ったときは、次の順に自問すると判断が固まります。

• ① その支出がなければ、売上が減るか（または仕事が回らないか） → はっきり「はい」なら経費性は高い

• ② 第三者に説明できるか → 「なぜこれが仕事に必要か」を1文で言えなければ、要注意

• ③ プライベートでも使うか → 使うなら全額ではなく按分（次章参照）

①が「いいえ」なら、それは私的支出です。③が「はい」なら家事関連費なので、事業使用割合の部分だけを経費にします。この3問を通すだけで、判断のブレはかなり減ります。

迷いやすい具体例で試してみましょう。ひとりで入ったカフェ代は、そこで原稿を書いたとしても①の答えが弱く、席料と休憩の区別が説明しにくいため経費にしない判断が無難です。取引先との食事は相手先と目的を記録できるので①②を満たし、接待交際費になります。業務に関する書籍は経費、趣味と業務の中間にある雑誌は②で説明できる範囲にとどめます。健康診断や医療費は個人の支出なので経費ではなく、医療費控除で処理します。線引きは品目ではなく、この3問への答えで決まると考えてください。

よく使う経費の代表例

個人事業主が実際に計上することの多い支出を、勘定科目とあわせて整理します。この表は、確定申告書の決算書に並ぶ科目名に沿って主なものをまとめたものです。

科目の使い分けに迷ったら勘定科目一覧と使い分けが実務的な目安になります。科目名を厳密に当てることより、毎年同じ科目で一貫して処理することのほうが重要です。

経費にならない支出

逆に、経費にできない代表例も押さえておきましょう。生活費（食費・家賃の私用部分・衣料品）、所得税・住民税、国民年金・国民健康保険料、自分への給料、事業と関係のない飲食や旅行、交通違反の罰金などです。所得税と住民税が経費にならない一方で、事業に係る固定資産税・自動車税・印紙税などは経費になります。この線引きの詳細は経費にならない支出の見分け方で整理しています。

記帳代行の現場で最も多いご質問が、この「これは経費になりますか」という一点です。実務でお預かりする資料を拝見していると、経費にできるのに漏らしているケース（自宅の電気代、事業用の書籍、振込手数料など）と、私的支出が混ざっているケースが同じくらいの頻度で見つかります。どちらも「判断基準を持っていない」ことが原因で、逆に基準さえ持てば、専門家に確認すべき例外はぐっと絞られます。

自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費はどこまで？

自宅兼事務所の家賃・電気代・通信費は、事業で使っている割合だけを経費にできます。これを家事按分といいます。No.2210でも、家事関連費は業務遂行上直接必要だった部分を明らかに区分できる場合に限り経費になるとされており、按分の根拠を自分で示せることが条件です。

按分割合はどう決める？計算例で確認

按分の基準は、家賃なら床面積、電気代なら使用時間や面積、通信費なら使用時間が一般的です。例として、家賃10万円の2LDK（60㎡）のうち1室12㎡を専用の仕事部屋にしている場合、事業割合は12㎡÷60㎡＝20％。経費にできる家賃は月2万円、年間24万円です。電気代を月1.5万円とし、平日8時間の在宅勤務から事業割合を30％と見積もれば、年間5.4万円が経費になります。

この2つだけで年間約30万円。前章の税負担約20％で計算すると、税金と保険料で年6万円以上の差になります。手間の割に効果が大きいのが家事按分です。家賃・光熱費・通信費それぞれの決め方は家事按分のやり方総まとめにまとめています。

按分で気をつけたいこと

割合の根拠は、書面で残しておけば十分です。間取り図に仕事部屋を囲んで面積を書き込む、稼働時間をメモしておく——それだけで「なぜ20％なのか」を説明できます。逆に、根拠なく「だいたい半分」としてしまうと、税務調査で否認されやすくなります。事業割合が明らかに実態を超えている場合（ワンルームで家賃の80％など）も説明が難しくなります。

持ち家の場合は家賃という支出がないため、住宅ローンの元本部分は経費になりません。固定資産税・火災保険料・建物の減価償却費の事業割合分が対象です。ローンの利息部分は事業割合に応じて経費にできますが、住宅ローン控除を受けている場合は事業割合が大きいと控除額に影響することがあるため、按分割合の設定は慎重に判断してください。

経費が否認されるとどうなる？

按分の根拠がなかったり、私的支出が混ざっていたりして経費が否認されると、その分だけ所得が増え、不足していた税金を後から納めることになります。加えて過少申告加算税（原則10％、期限内申告なら一定額まで）と、納付が遅れた期間に応じた延滞税がかかります。

金額のイメージを持っておくと判断が引き締まります。仮に3年分で計90万円の経費が否認されると、所得税・住民税で約18万円の追加負担、そこに加算税・延滞税が乗ります。「グレーだけど入れてしまおう」という判断が、数年後にまとめて跳ね返ってくる構造です。逆に、根拠を1行メモで残す手間はほぼゼロなので、迷ったら「入れる／入れない」ではなく「根拠を残せるか」で考えるのが実務的です。

10万円以上の買い物は経費にできない？減価償却の基本

10万円以上のものは、買った年に全額を経費にできず、耐用年数にわたって分割して経費化します（減価償却）。国税庁タックスアンサーNo.2100「減価償却のあらまし」では、使用可能期間1年未満または取得価額10万円未満のものはその年の必要経費にできると示されています。つまり境界線は10万円です。

金額帯ごとの処理を一覧で

買った金額によって選べる処理が変わります。次の表は、青色申告と白色申告で使える方法の違いをまとめたものです。

注目したいのは30万円未満の特例です。青色申告なら、25万円のパソコンをその年に全額経費にできます。この特例には適用期限が設けられており延長が繰り返されているため、高額な備品を買う年は最新の適用期限を確認してください。制度の使い方は少額減価償却資産の特例で詳しく解説しています。

10万円の判定は「1セットで」考える

金額判定でつまずきやすいのが、セット購入の扱いです。パソコン本体8万円とモニター3万円を同時に買い、一体で使う場合は11万円の資産として判定するのが原則です。「10万円未満に収めたいから分けて買う」という発想は通用しないと考えておきましょう。一方、明らかに独立して使えるもの（本体と、別の部屋で使うプリンター）は別々に判定できます。また金額の判定は消費税の経理方式によって変わり、税抜経理を選んでいれば税抜金額、税込経理なら税込金額で10万円を判定します。免税事業者は税込金額で判定するため、本体価格98,000円のパソコンが税込では10万円を超え、減価償却の対象になる点に注意してください。

経費を確実に残すための記録と保存

経費として認められるかは、判断基準を満たしているかと、それを裏づける記録が残っているかの両方で決まります。判断が正しくても証拠がなければ説明できず、証拠があっても事業関連性が説明できなければ経費になりません。両輪です。

領収書・レシートで押さえるべきこと

日付・支払先・金額・内容が分かる書類を、原則7年（白色申告の書類は5年）保存します。レシートでも経費の証拠として問題なく機能し、品目が印字される点ではむしろ有利です。もらい方から保存期間、電子データの扱いまでは領収書完全ガイドに通しでまとめてあります。

接待交際費だけは、金額の証拠に加えて「誰と・何のために」の記録が要ります。レシートの裏に相手先と目的を書くだけで十分です。この一手間があるかないかで、税務調査での説明のしやすさが大きく変わります。数か月後の記帳時に「これは誰との食事だったか」を思い出す手間も省けるため、受け取った直後に書くのが結局いちばん早い方法です。

領収書が出ない支出はどうする

電車代、自動販売機、ご祝儀などは領収書が出ません。出金伝票に日付・支払先・金額・内容を書けば経費として記録できます。慶弔費なら招待状や会葬礼状を添えておくと、支出の事実がより明確になります。

いつの年の経費になるか

経費は「支払った日」ではなく「その費用が発生した日」で年を区切ります（発生主義）。12月に納品を受けて1月に払った外注費は、12月分の経費です。年末年始をまたぐ取引は迷いやすいので、請求書の日付を基準に整理しておくと安全です。1年分をまとめて払う家賃や保険料も、原則は期間に応じて按分します（1年以内の短期前払費用には例外があります）。

業種別に見落としやすい経費

経費の判断基準は共通でも、取りこぼしやすい項目は業種によって変わります。ここでは記帳代行でよく扱う3業種について、見落とされがちな支出を挙げます。自分の業種に置き換えて、漏れがないか点検してみてください。

建設業・一人親方

工具・作業着・安全靴、現場までのガソリン代と駐車料金、資格の更新費用、労災保険の特別加入料（事業主本人分は経費にならないため注意）、資材置き場の賃料などが典型です。車両費は事業使用割合での按分が必要で、車を仕事とプライベートで兼用しているケースが多いため、走行距離や使用日数を根拠にします。車の処理は車を経費にする方法にまとめています。

美容師・サロン

シャンプー等の材料仕入れ、ハサミなどの道具（10万円以上は資産）、面貸し料、集客サイトの掲載料、講習会・コンテスト参加費、店舗の内装工事費（減価償却）などです。自宅サロンでは家事按分の比重が大きくなり、施術スペースの面積比が按分の主な根拠になります。技術習得のための講習費は業務に直結するので経費になりますが、自分の髪や肌のためのメニューは私的支出です。

飲食店

食材の仕入れと棚卸、リース料、店舗の水道光熱費（自宅とは別メーターかの確認）、おしぼり・割り箸などの消耗品、食器の買い替え、まかないの扱い（従業員負担分の判定）などがポイントです。食材のうち自分や家族が食べた分は家事消費として売上に計上する必要があるため、仕入れを全額経費にしたままにしないよう注意してください。

共通して漏れやすいもの

業種を問わず漏れやすいのは、振込手数料、決済代行サービスの手数料、クラウドサービスの月額料金、事業用のスマホ買い替え代金、商工会などの会費、そして開業前に支払った準備費用です。開業前の支出は「開業費」として繰延資産に計上し、開業後に好きなタイミングで経費化（任意償却）できます。開業日より前の領収書を捨ててしまう方が多いのですが、これは黒字が出た年に使える節税の持ち駒を手放しているのと同じです。

もうひとつ見落としが多いのが、少額でも件数の多い経費です。1回200円の駐車料金や振込手数料は「面倒だから」と諦めがちですが、週2回なら年間で2万円前後になります。こうした細かい支出を漏らさず拾えるかどうかが、判断基準を知っていることと同じくらい最終的な税額を左右します。

ここまで読んで「判断はできそうだが、毎月これを仕分けて記録し続けるのが難しい」と感じた方には、領収書や請求書を送るだけで仕訳まで済む記帳代行というやり方もあります。判断基準は自分で持ちつつ、作業だけ手放すという使い方が現実的です。税理士に依頼する場合と代行サービスを使う場合の費用感の違いは領収書を丸投げしたい個人事業主向けのガイドで比較しています。

よくある質問

Q. 経費が売上を超えて赤字になっても大丈夫ですか？

事業の実態があれば問題ありません。青色申告なら赤字を翌年以降3年間繰り越して、黒字の年の所得と相殺できます。ただし何年も赤字が続くと事業性そのものを問われることがあるため、赤字の理由（設備投資、開業初年度など）を説明できる状態にしておきましょう。

Q. 家族に払った給料は経費になりますか？

原則として生計を一にする親族への給料は経費になりませんが、青色申告で「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出していれば、届け出た範囲内で経費にできます。届出が前提なので、支払ってから慌てないよう先に手続きしてください。

Q. スーツや腕時計は経費になりますか？

基本的に難しいと考えてください。私的にも使えるものは事業専用性を説明しづらく、スーツは代表例です。一方、店名入りのユニフォーム、作業着、舞台衣装のように事業以外では使えないものは経費になります。判断の分かれ目は「私生活で使えるかどうか」です。

Q. 領収書をなくした支出は経費にできませんか？

支払いを客観的に示せれば計上できます。カードの利用明細、振込記録、ネット注文の確認メールなどを保存し、内容のメモを添えておきましょう。何の記録も残っていない支出については、無理に計上しないほうが安全です。

Q. プライベートのカードで事業の買い物をしてしまいました。経費になりますか？

なります。支払い手段ではなく支出の目的で判断するためです。事業主借（自分のお金で事業の支払いをした）として記帳すれば問題ありません。ただし事業用とプライベートの口座・カードを分けたほうが、記帳の手間と判断のブレは確実に減ります。

経費で迷ったときの結論

経費は「売上を得るために直接必要だったか」で判断し、私用と兼用なら按分し、10万円を境に処理を分け、日付・支払先・金額・内容の記録を残す——この4つを押さえれば、個人事業主の経費実務は十分に自走できます。品目リストを暗記する必要はありません。基準を持てば、判断できないものだけを専門家に相談する形に持ち込めます。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。