電子帳簿保存法の3区分をやさしく解説｜何をどう保存する？

電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分で理解でき、個人事業主が必ず対応すべきなのは電子取引データ保存だけです。何をどう保存するのかを区分ごとに整理し、身近な書類の扱いまで具体的に確認します。

「名前は聞くけれど中身が分からない」という声が多い制度ですが、身構える必要はありません。ネット通販の明細やメールで届くPDFの請求書など、日常的にやり取りする書類のどれが対象になるのかを具体例でたどりながら、今日から始められる保存の基本を押さえていきましょう。

☑ 電子帳簿保存法という言葉は聞くけれど、結局自分は何をすればいいのか分からない

☑ 紙の領収書とメールで届くPDFの請求書、保存の仕方が違うのか混乱している

☑ 「電子取引データは保存が必要」と聞いて、ネット通販の明細やクレカ利用も対象なのか不安

難しそうな名前のせいで構えてしまいますが、とくに個人事業主にとって対応が避けられない「電子取引データの保存」を中心に、どんな書類が対象で、どう保存しておけば安心なのかが具体的に見えてくるはずです。

電子帳簿保存法とはそもそも何か

紙が前提だった帳簿・書類を「データで保存してよい」とするルール

もともと帳簿や領収書・請求書といった書類は、紙で保存することが原則とされてきました。電子帳簿保存法は、その紙原則に対して「一定の要件を満たせばデータ（電子）で保存してもよい」と認めるための法律です。つまり大もとの考え方は「保存を電子化するための許可ルール」だとイメージすると分かりやすいでしょう。

ここで大切なのは、すべてが「やってもよい（任意）」の話ではない、という点です。次に説明する3区分のうち2つは任意ですが、1つだけは原則として対応が必要な義務になっています。この違いを押さえることが、電帳法を理解する第一歩です。会計ソフトやクラウドに帳簿を保存する場合の要件は、クラウド保存で電子帳簿保存法の要件を満たす設定方法で確認できます。

なぜ個人事業主にも関係するのか

「電子化なんて大企業の話でしょう」と思われるかもしれませんが、そうではありません。たとえばネット通販で買った備品の領収書をサイトからダウンロードしたり、取引先からメールで請求書のPDFが送られてきたりするのは、フリーランスでも日常的なことです。こうした「最初からデータでやり取りした取引」は、規模に関係なく電帳法の対象になります。

そのため、規模の大小を問わず、電子でやり取りする書類が1つでもあれば電帳法と無関係ではいられません。逆にいえば、ポイントさえ押さえれば特別な準備をしなくても対応できるケースがほとんどです。

区分1：電子帳簿等保存（帳簿や決算書をデータで保存）

会計ソフトで作った帳簿をそのままデータ保存できる

1つ目の区分は「電子帳簿等保存」です。これは、自分がパソコンや会計ソフトを使って最初から電子的に作成した帳簿や決算関係書類を、紙に印刷せずデータのまま保存してよい、という制度です。対象となるのは、たとえば次のようなものです。

• 会計ソフトで作成した仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿

• 自分でデータ作成した貸借対照表・損益計算書などの決算書類

• パソコンで作成して相手に交付した請求書や見積書の控え（自分側の控えデータ）

これは「任意」。やらなくても罰則はない

この区分は任意です。会計ソフトの帳簿をデータのまま保存してもよいし、これまでどおり印刷して紙で保存しても構いません。やらなかったからといって罰則があるわけではないので、まずは「帳簿の電子保存は選べるオプション」と理解しておけば十分です。

なお、一定の要件を満たした「優良な電子帳簿」として届け出ておくと、後から誤りが見つかった場合の加算税が軽くなるといった特典が用意されています。ただし要件はやや細かいため、まずは無理に狙わず、会計ソフトの標準機能の範囲で帳簿を整えることを優先するとよいでしょう。

区分2：スキャナ保存（紙の領収書をスマホ撮影でデータ化）

紙でもらった領収書・請求書を画像にして保存できる

2つ目は「スキャナ保存」です。これは、取引先から紙でもらった領収書や請求書などを、スキャナやスマホのカメラで読み取って画像データとして保存してよい、という制度です。うまく使えば、紙の山を抱えずに済むのが大きな魅力です。対象となるのは、おもに次のような「相手から受け取った紙の書類」です。

• 店舗で受け取った紙のレシート・領収書

• 郵送で届いた紙の請求書・納品書

• 紙で交わした契約書や見積書

これも「任意」だが、要件はやや細かい

スキャナ保存も任意です。紙の書類はこれまでどおり紙で保管しても構いませんし、スキャナ保存を選ぶこともできます。ただし、この区分を使う場合は画質や読み取りの期限、データの訂正・削除の履歴を確認できるようにするなど、満たすべき要件がいくつかあります。紙の領収書をデータ化する具体的な手順はスキャナ保存に切り替える手順と要件にまとめているので、切り替えを検討する際の参考になります。

そのため「とりあえず写真に撮って捨ててしまえばいい」という単純な話ではない点に注意が必要です。要件を満たす形で運用するなら、対応した会計ソフトや経費精算サービスを使うのが現実的でしょう。スマホ撮影を前提に運用するときの実務ルールはスマホ撮影した領収書の運用ルールで確認できます。逆に、要件をきちんと整えられないうちは、紙の原本を保管しておくほうが安全です。

区分3：電子取引データ保存（ここだけは原則「義務」）

最初からデータでやり取りした書類は、データで保存する

3つ目の「電子取引データ保存」が、個人事業主にとって一番大切な区分です。これは、注文・請求・領収などの取引情報を電子データでやり取りした場合、そのデータをデータのまま保存しなければならない、というものです。3区分のうちここだけが原則として対応が必要で、任意ではありません。

ポイントは「最初からデータで受け取った（または送った）もの」という点です。紙でもらったものはこの区分ではなく、あくまでデータで完結した取引が対象になります。具体的には次のようなものが該当します。

• 取引先からメールに添付されて届いた請求書・領収書のPDF

• ネット通販サイトからダウンロードした注文明細・領収書

• クレジットカードや決済サービスの利用明細データ

• クラウド請求サービス上で受け取った請求書データ

• 自分がメールやデータで送った請求書・見積書の控え

メール添付やネット注文でやり取りした領収書がどこまで対象になるかは、電子取引データの保存要件でさらに詳しく整理しています。

「印刷して紙で保存」だけでは不十分になる

これまでは、メールで届いたPDFの請求書を印刷して紙ファイルに綴じておく、という方も多かったと思います。しかし電子取引データ保存では、原則としてデータそのものを保存しておくことが求められます。紙に印刷した控えを残すだけでは、本来の保存方法としては不十分になる、という点が大きな変化です。

つまり「もらったPDFは消さずに、ファイルとして残しておく」ことが基本動作になります。受信トレイに埋もれたまま放置せず、専用のフォルダなどにきちんと保存しておく習慣をつけることが大切です。データの区分判断やファイル整理に毎回時間を取られている方は、記帳代行にまとめて任せるやり方もあり、日々の保存作業から解放されて本業に集中しやすくなります。

探せるように保存しておくのがコツ

電子取引データは、ただ保存するだけでなく「後から探し出せる状態」にしておくことが求められます。具体的には、取引の日付・金額・取引先といった条件で目的のデータを見つけられるようにしておく、というイメージです。むずかしく考えなくても、たとえば次のような工夫で対応できます。

• ファイル名を「日付＿取引先＿金額」のルールでそろえる（例：20260315＿〇〇商店＿11000）

• 年・月ごとにフォルダを分けて、その中にデータをまとめておく

• 表計算ソフトなどで「日付・取引先・金額・ファイル名」の一覧を作っておく

• 検索機能のある会計ソフトやクラウドストレージに保存する

ファイル名の付け方や保存ルールの具体例は、検索要件を満たすファイル名・保存ルールが参考になります。なお、要件を満たした保存がむずかしい小規模な事業者については、一定の場合に検索などの条件がやわらげられる猶予的な取り扱いも設けられています。とはいえ「データを消さずに残しておく」こと自体は欠かせませんので、まずはデータをきちんと保管する習慣づくりから始めるのが安心です。

3区分を取り違えないための整理ポイント

「もらった形」で区分を見分ける

3つの区分は名前が似ていて混乱しがちですが、「どんな形で手元に来たか」で整理すると分かりやすくなります。考え方の目安は次のとおりです。

• 自分が作った帳簿・控え → 区分1（電子帳簿等保存・任意）

• 紙でもらった領収書・請求書 → 区分2（スキャナ保存・任意）または紙のまま保管

• 最初からデータでもらった・送った書類 → 区分3（電子取引データ保存・原則必要）

迷ったときは「これは紙で来たのか、データで来たのか」をまず確認しましょう。データで来たものは原則データ保存、紙で来たものは紙保存かスキャナ保存、と切り分けると整理しやすくなります。

保存期間は基本的に帳簿書類と同じ感覚で

電子で保存する場合も、保存しておく期間の考え方は紙の帳簿書類と基本的に同じです。確定申告に関わる帳簿や書類は数年単位で保存が必要とされるため、「申告が終わったらすぐ消す」のではなく、一定期間はしっかり残しておくことが大切です。帳簿や書類を一定期間保存する義務については、国税庁タックスアンサーNo.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」（国税庁）でも確認できます。3区分ごとの細かい要件は国税庁の電子帳簿保存法に関する特設ページでも公開されており、本稿では2026年7月時点の一般的な考え方を整理しています。日々こまめにデータを整理しておけば、後からまとめて慌てる必要もなくなります。

よくある質問

Q. メールで届いた請求書を印刷して、データは消してもいいですか？

原則としておすすめできません。メールで届いた請求書PDFは「電子取引データ」にあたるため、データそのものを保存しておくのが基本です。印刷した紙を残すこと自体は構いませんが、それに加えて元のデータも消さずに保管しておくと安心です。

Q. ネット通販で買った備品の領収書はどう保存しますか？

サイトからダウンロードした領収書や注文明細は、データのまま保存しておくのが基本です。サイト上でいつでも見られるからと安心せず、PDFや画像として自分の手元に保存しておきましょう。後から探しやすいよう、日付や取引先が分かるファイル名にしておくとさらに安心です。

Q. 紙の領収書は必ずスキャナ保存しないといけませんか？

いいえ、その必要はありません。スキャナ保存はあくまで任意の選択肢です。紙でもらった領収書は、これまでどおり紙のまま保管しても問題ありません。データ化したい場合に、要件を満たしてスキャナ保存を選べる、という位置づけです。

結論｜電帳法の3区分は「来た形」で見分ける

電子帳簿保存法は、(1)自分で作った帳簿をデータ保存する電子帳簿等保存、(2)紙の書類を画像化するスキャナ保存、(3)最初からデータでやり取りした書類をデータ保存する電子取引データ保存、の3区分で整理できます。(1)と(2)は任意ですが、(3)だけは原則として対応が必要です。メールのPDF請求書やネット通販の領収書、決済の利用明細などは消さずに残し、日付・取引先・金額で探せるよう整えておくことが基本になります。

データの保存も紙の書類の整理も、本業をこなしながら一人で続けるのは思った以上に手間がかかるものです。領収書丸投げドットコムなら、紙の領収書は郵送かスマホ撮影で送るだけ、メールで届いたPDFなどのデータもまとめてお送りいただければ、記帳から確定申告書類の作成まで代行します。何枚でも定額 月額6,600円（税込）・契約縛りなしで、区分の判断に悩む時間を減らせます。領収書の保存も記帳も丸ごと任せられるか、無料で相談してみることができ、相談は無料です。導入後のイメージを知りたい方は実際の利用イメージを事例で見るのもおすすめです。

【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。