電子取引データの保存要件｜メール添付・ネット注文の領収書

電子取引で受け取ったデータは、印刷した紙だけで済ませず、データのまま保存しておくのが原則です。メール添付やネット通販の領収書など、対象になるものの範囲と、後から探せる状態で残す保存のコツを整理します。

「このデータ、どう保存すればいいの？」と迷う個人事業主やフリーランスの方は少なくありません。難しく身構えなくても、対象になるものと保存の要点を押さえれば、日々の業務に無理なく組み込めます。まずは対象と考え方から確認していきましょう。

☑ メールで届いた請求書を、印刷して紙で保管するだけでよいのか不安

☑ ネット通販の領収書をダウンロードし忘れて、後から困った経験がある

☑ 電子取引のデータ保存って、結局どこまでやればいいのか分からない

ネット通販で備品を買ったり、メールに添付された請求書を受け取ったり。今や仕事のやり取りの多くが、紙ではなくデータで行われるようになりました。便利になった一方で、「このデータ、どうやって保存しておけばいいの？」という新しい悩みも生まれています。

以下では、電子取引で受け取ったデータの保存について、どんなものが対象になり、どのように保存しておけばよいのかを、順番に見ていきます。日々の業務の中で無理なく続けられる管理のコツも一緒にお伝えします。

電子取引のデータ保存とは

まずは「電子取引のデータ保存」という言葉が何を指しているのかを整理しておきましょう。

データでやり取りした取引が対象

電子取引とは、注文や請求、領収といった取引に関する情報を、紙ではなくデータでやり取りすることを指します。たとえばメールに添付されたPDFの請求書や、ネット通販サイトからダウンロードする領収書などが当てはまります。こうしたデータでやり取りした取引の記録は、データのまま保存しておくことが求められています。

紙に印刷するだけでは足りない場合がある

これまでは「とりあえず印刷して紙で保管」という方も多かったかもしれません。しかし電子取引については、受け取ったデータそのものを保存しておくことが原則とされています。印刷した紙だけで済ませてしまうと、要件を満たさないことがあるため、注意が必要です。

• メール添付の請求書・領収書

• ネット通販でダウンロードする領収書

• クラウドサービス上でやり取りされる取引情報

どんなものが保存の対象になるのか

「自分の場合は何を保存すればいいの？」という疑問に答えるため、具体例で見ていきましょう。

身近にある電子取引の例

個人事業主やフリーランスの方の日常には、思った以上に電子取引が潜んでいます。ネット通販での備品購入、各種サービスの利用料の請求、メールでのやり取りなど、データで完結する取引は数多くあります。これらで受け取った請求書や領収書のデータが、保存の対象になります。「自分は紙でのやり取りが中心だから関係ない」と思っていても、よく振り返ってみると、意外とデータで受け取っているものが見つかることも少なくありません。一度、自分の取引の流れを思い返してみると、対象になるものが見えてきます。

紙でもらったものとの違い

同じ「領収書」でも、お店で紙の領収書を受け取った場合と、ネットでデータとして受け取った場合では、扱いが異なります。紙でもらったものは紙のまま保存するのが基本ですが、データで受け取ったものはデータで保存するのが原則です。なお、紙でもらったものをスキャンやカメラでデータ化して残す方法は「スキャナ保存」と呼ばれ、電子取引とは別のルールになります。切り替えの手順は紙の領収書をスキャナ保存に切り替える手順と要件で確認できます。受け取った形に応じて分けて考えると整理しやすくなります。

保存の際に意識したい要件

データを保存するときには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。難しく考えず、ひとつずつ押さえていきましょう。

後から見つけられるようにしておく

保存したデータは、必要なときに探し出せる状態にしておくことが大切です。日付や取引先、金額といった手がかりで見つけられるよう、ファイル名やフォルダの分け方を工夫しておくと役立ちます。ただ保存するだけでなく「探せる状態」を意識するのがポイントです。

内容が変わっていないことを保てるように

保存したデータは、後から内容が勝手に書き換えられていないことを保てる状態にしておくことが求められます。専用のシステムを使う方法もありますが、まずは受け取ったデータをそのまま保管し、上書きや改変をしない運用を心がけることが基本になります。具体的な要件や認められる方法は年度や状況によって変わる場合があるため、最新情報は国税庁サイト等でご確認ください。

保存しておく期間

• 取引に関する書類には保存しておくべき期間の定めがあります

• データも同様に、一定期間は保存しておく必要があります

• 期間が過ぎる前に削除してしまわないよう注意しましょう

こうして保存した領収書やデータは、確定申告で経費を裏づける根拠資料にもなります。確定申告そのものの概要は国税庁タックスアンサーNo.2020「確定申告」で確認できます。

無理なく続けるための工夫

要件を知っても、続けられなければ意味がありません。日々の業務に組み込みやすい方法を考えてみましょう。データの保存から記帳、確定申告までまとめて外に任せたい場合は、確定申告の丸投げ代行という選択肢もあります。

受け取ったその場で保存する習慣

メールに請求書が届いたり、ネットで買い物をして領収書が発行されたりしたら、その場で決まったフォルダに保存する習慣をつけると、後から「ダウンロードし忘れた」と慌てることが減ります。特にネット通販の領収書は、一定期間が過ぎるとサイト上で取得できなくなることもあるため、早めの保存が安心です。後回しにすると、ほかの作業に紛れて忘れてしまいがちです。受け取ったらすぐ、という流れを自分の中で決めておくと、抜け漏れがぐっと少なくなります。受け取るたびに処理して溜めない仕組みは領収書が大量に出る事業の月次処理フローが参考になります。

保存場所を決めておく

データがあちこちに散らばっていると、いざというときに見つけられません。年や月、取引先などでフォルダを分け、保存場所をあらかじめ決めておくと管理が楽になります。自分なりのルールを最初に決めてしまうのがおすすめです。紙の領収書をスマホで撮ってデータ化する場合の運用ルールはスマホ撮影した領収書の電子帳簿保存法対応の運用ルールにまとめています。

定期的に見直す

月末や決まったタイミングで、保存し忘れているデータがないかを確認する時間を設けておくと、抜け漏れを防げます。まとめてやろうとすると負担が大きくなるため、こまめに見直すのがコツです。

困ったときの考え方

「全部きちんとできているか自信がない」という方も多いと思います。そんなときの心構えをお伝えします。

完璧を目指しすぎない

はじめから完璧な管理を目指すと、かえって続かなくなってしまいます。まずは「データで受け取ったものは、データのまま保存しておく」という基本を押さえ、できるところから少しずつ整えていけば大丈夫です。

専門家の力を借りる

保存の方法や要件に不安がある場合は、税理士などの専門家に相談すると、自分の事業に合ったやり方を一緒に考えてもらえます。制度の細かい部分は変わることもあるため、迷ったときに頼れる相手を持っておくと心強いものです。

よくある質問

Q. メールで届いた請求書は、印刷して紙で保管すればよいですか？

データで受け取った請求書については、データそのものを保存しておくのが原則です。印刷した紙だけでは要件を満たさないことがあるため、受け取ったデータをそのまま保管しておくことをおすすめします。詳しい取扱いは国税庁サイト等でご確認ください。

Q. ネット通販の領収書は、いつ保存すればよいですか？

できるだけ受け取った段階で、早めに保存しておくのが安心です。ネット通販の領収書は、一定期間が過ぎるとサイト上で取得できなくなることもあります。買い物をしたタイミングで決まったフォルダに保存する習慣をつけておくとよいでしょう。

Q. 特別なシステムを導入しないと保存できないのですか？

必ずしも専用のシステムが必要というわけではありません。まずは受け取ったデータを上書きや改変をせずにそのまま保管し、後から探し出せるよう整理しておくことが基本です。自分の取引量や事業の状況に応じて、必要であればシステムの利用を検討するとよいでしょう。

結論：データはデータのまま、探せる状態で残す

電子取引のデータ保存は、難しく考えると身構えてしまいますが、要点はシンプルです。メール添付やネット通販などデータで受け取った取引の記録は、印刷した紙だけで済ませず、データのまま保存しておくのが原則です。そのうえで、後から探し出せるように整理し、内容が書き換えられない形で、一定期間保存しておくことを意識します。

大切なのは、受け取ったその場で保存する習慣と、保存場所を決めておくことです。完璧を目指しすぎず、できるところから少しずつ整えていけば、いざというときに慌てずに済みます。不安があれば専門家に相談しながら、自分の事業に合った管理を続けていきましょう。

データの保存と日々の記帳を両立させるのは、本業をこなしながらだと想像以上に手間がかかります。記帳代行の現場でも「電子の領収書と紙が入り混じって、どれをどう残せばよいか分からない」というご相談は少なくありません。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。