帳簿・書類の保存期間は何年？書類別ルールをやさしく解説
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税務
帳簿・書類の保存期間は、帳簿類が原則7年、請求書などの書類が5年が一つの目安です。青色・白色の違い、消費税やインボイス、電子取引データで注意したい点まで、どの書類をいつまで残すのかを書類別のルールと整理のコツとあわせてまとめました。
確定申告を終えてホッとしたのも束の間、机の引き出しやファイルにどんどん溜まっていく領収書や帳簿。「これっていつまで取っておくの？」「もう捨ててもいい？」と、整理のたびに手が止まってしまう個人事業主の方は多いのではないでしょうか。かといって安易に捨ててしまうと、後で必要になったときに困るのではないかと不安にもなります。
☑ 確定申告が終わった領収書を、いつまで取っておけばいいのか分からない
☑ 古い帳簿や請求書が溜まってきたが、捨てていいのか判断できない
☑ 「7年」と聞いたことはあるが、すべての書類が7年なのか自信がない
なぜ書類を保存しなければならないのか
申告内容を裏づける「証拠」になる
帳簿や領収書は、確定申告で申告した所得や経費が正しいことを示す証拠です。税務署から内容を確認されたとき、これらの書類がそろっていれば、申告が正しいことを説明できます。逆に書類がないと、経費として認められなかったり、説明に苦労したりすることがあります。
保存は法律で義務づけられている
書類の保存は「取っておいた方がよい」という努力目標ではなく、法律で義務づけられたルールです。とくに事業を行っている個人事業主は、帳簿や取引に関する書類を一定期間保存する必要があります。保存していなかった場合、青色申告の特典に影響が出る可能性もあるため、軽く考えないようにしましょう。書類の整理から記帳まで丸ごと任せたいなら、記帳と書類整理を任せる記帳代行という方法もあります。
「保存期間の数え方」に注意
意外と勘違いしやすいのが、保存期間の数え方です。保存期間は、書類を作成・受領した日からではなく、その年分の確定申告期限の翌日から数えるのが基本です。たとえば令和○年分の帳簿であれば、その年の申告期限を起点にして年数をカウントします。「もう何年も前のものだから」と感覚だけで判断すると、まだ保存義務の残っている書類を捨ててしまうおそれがあります。心配な場合は、起点を少し早めに見積もって、長めに保管しておくと安心です。
個人事業主の保存期間の基本
青色申告の場合
青色申告を行っている個人事業主の保存期間の目安は、おおむね次のとおりです。
仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿:7年
決算関係書類(損益計算書や貸借対照表など):7年
現金預金取引に関する証憑(領収書、預金通帳など):7年
請求書・見積書・契約書・納品書などの書類:5年
このように、帳簿類は7年、その他の書類は5年が一つの目安になります。ただし前々年分の所得が一定額以下など条件によって扱いが変わる場合があり、判断に迷う場合は長めに保存しておくと安心です。
白色申告の場合
白色申告の場合も、収入金額や必要経費を記載した帳簿は保存が必要です。帳簿の保存期間は原則として7年、その他の書類は5年が目安とされています。白色申告者の記帳・保存の制度は、国税庁タックスアンサーNo.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」国税庁の解説ページで確認できます。白色だから保存しなくてよい、というわけではない点に注意しましょう。
迷ったら「7年」を基準に
書類ごとに年数を細かく管理するのが大変だと感じる方は、いっそ「すべて7年保存する」と決めてしまうのも一つの方法です。年数の判断ミスで必要な書類を捨ててしまうリスクを避けられます。
消費税やインボイスに関わる書類は要注意
課税事業者の帳簿・請求書
消費税の課税事業者になっている場合は、消費税の計算の根拠となる帳簿や請求書も保存が必要です。所得税の保存期間と合わせて、しっかり残しておきましょう。
インボイス制度に関連する書類
インボイス制度(適格請求書等保存方式)では、仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書(インボイス)などの保存が求められます。制度の詳しい内容は国税庁のインボイス制度の特集ページで確認できます。取引先から受け取ったインボイスは、消費税の計算に直結する大切な書類です。捨ててしまわないよう、ほかの領収書とまとめて整理しておきましょう。インボイスの電子化の動きは、電子インボイス（Peppol）の個人事業主への影響でも取り上げています。
電子データで受け取った書類の扱い
電子取引のデータは電子で保存
近年は、メールやインターネット上でやりとりする請求書・領収書が増えています。こうした電子取引のデータは、原則として電子データのまま保存することが求められています。紙に印刷して保管するだけでは不十分とされる場合があるため、ルールを確認しておきましょう。メール添付やネット注文で受け取ったデータの具体的な保存要件は、電子取引データの保存要件で詳しく解説しています。
保存の際に意識したいポイント
いつ、誰と、いくらの取引かを後から確認できるようにしておく
データを改ざんしていないことが分かる形で保存する
必要なときにすぐ取り出せるよう整理しておく
電子データの保存ルールは比較的新しく、運用も少しずつ整理されています。クラウドに保存する場合の要件は、クラウド保存でも電子帳簿保存法の要件を満たす設定方法で確認できます。自分のやり方で問題ないか不安なときは、最新情報を確認するか、専門家に相談すると安心です。
上手に保存・整理するコツ
年度ごとにまとめる
最もシンプルで効果的なのが、年度ごとに箱やファイルを分けて保管する方法です。「令和○年分」とラベルを貼っておけば、保存期間が過ぎたものから順に処分でき、管理がぐっと楽になります。実際にお預かりする書類でも、年度がまざった領収書の束をほどくところから始まることが多く、保存の段階で年度別に分けておくと後がぐっと楽になります。
種類別に分けておく
領収書、請求書、通帳のコピーなど、書類の種類ごとに分けておくと、後から探すときに便利です。確定申告の作業もスムーズになります。
定期的に見直す
1年に一度、確定申告のタイミングなどで書類を見直す習慣をつけると、溜め込みすぎを防げます。保存期間を過ぎた書類は、個人情報に配慮しながら処分しましょう。
「探しやすさ」も意識する
保存というと「捨てずに残すこと」ばかりに目が向きがちですが、いざというときにすぐ取り出せる状態にしておくことも同じくらい大切です。税務署からの問い合わせや確定申告の作業では、特定の書類をその場で確認したい場面が出てきます。月ごとに仕切りを入れる、よく使う書類は手前にまとめるなど、ちょっとした工夫で後の手間が大きく変わります。紙の量が多くてかさばる場合は、スキャンしてデータ化し、検索できる形で保存しておくのも有効な方法です。紙をスキャナ保存に切り替える具体的な手順は、紙の領収書をスキャナ保存に切り替える手順と要件が参考になります。
よくある質問
Q. レシートと領収書、どちらを保存すればいいですか？
どちらも経費を証明する書類として有効です。レシートには日付・店名・購入品目・金額が記載されていることが多く、十分に証拠になります。両方ある場合はどちらか一方で構いませんが、内容が詳しく分かる方を残しておくとよいでしょう。
Q. 保存期間が過ぎた書類は、すぐに捨てても大丈夫ですか？
保存期間を過ぎていれば、原則として処分して問題ありません。ただし、契約に関わる書類など、税務以外の理由で後々必要になる可能性があるものは、念のため残しておくと安心です。処分する際は、個人情報が含まれているため、シュレッダーにかけるなど配慮しましょう。
Q. パソコンが壊れたら電子データの保存義務はどうなりますか？
データが消えてしまうと保存義務を果たせなくなるおそれがあります。クラウドへの保存や外付けの記録媒体へのバックアップなど、複数の場所にデータを残しておくことをおすすめします。具体的な保存方法のルールは、国税庁サイト等で最新情報をご確認ください。
保存期間で迷わないための結論
帳簿や書類の保存期間は、帳簿類で7年、請求書などの書類で5年が一つの目安です。消費税やインボイスに関わる書類、電子取引のデータには別途注意が必要で、ルールも少しずつ整理されています。細かく管理するのが難しい場合は「すべて7年」と決めてしまうと、判断ミスを防げて安心です。
保存は法律上の義務であると同時に、いざというときに自分の申告を守る大切な備えでもあります。年度ごと・種類ごとに整理する習慣をつけ、必要な書類はしっかり残し、不要になったものは適切に処分する。このサイクルを続けることが、安心できる経理の第一歩です。
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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。
