電子インボイス（Peppol）とは？個人事業主への影響を解説

電子インボイス（Peppol／ペポル）は、適格請求書を世界共通のルールに沿った構造化データでやり取りし、経理の手間を減らそうという仕組みです。PDFとの違いや個人事業主への影響、いま準備しておきたいことを、専門用語をかみくだいて整理します。

「電子インボイス」や「Peppol」という耳慣れない言葉を見て、自分のような小さな個人事業主にも関係があるのだろうかと戸惑う方も多いはずです。取引先から対応を求められて初めて向き合う場面が当面は中心になりますが、仕組みのイメージだけでも先につかんでおくと、いざというときに慌てずにすみます。

☑ 「電子インボイス」や「Peppol」という言葉を見かけるが、自分に関係あるのかわからない

☑ 取引先から電子インボイスへの対応を求められそうで、何を準備すればよいか不安だ

☑ 紙のインボイスとどう違うのか、導入すると経理がラクになるのか知りたい

それが何のためのもので、個人事業主の自分にどんな影響があるのかを、順に見ていきます。

電子インボイスとPeppolの基本を理解しましょう

電子インボイスとは「データでやり取りする適格請求書」

電子インボイスとは、インボイス制度で求められる適格請求書（インボイス）を電子データの形でやり取りするものです。ここで大切なのは、単に紙の請求書をPDFにしてメールに添付するのとは別物だという点です。PDFは「画面で見るための画像」に近く、金額や取引先名といった情報を人が目で読み取る必要があります。インボイス制度そのものの基本は、国税庁のインボイス制度の特集ページで確認できます。

一方、本来の意味での電子インボイスは、請求金額・消費税額・登録番号などの項目が決められた形式の「構造化データ」として記録されています。そのため、受け取った側の会計ソフトがデータを自動で読み取り、そのまま帳簿に取り込めるのが特徴です。人が数字を打ち直す手間がなくなり、入力ミスも減らせるという発想から生まれた仕組みです。

Peppol（ペポル）は世界共通の「やり取りのルール」

Peppol（ペポル）は、電子インボイスをやり取りするための国際的な標準規格です。もともと欧州で公共調達の電子化のために整備された仕組みで、現在は世界の多くの国で採用されています。日本でもこのPeppolをベースに、国内向けの電子インボイスの標準仕様が定められています。

送り手と受け手でデータ形式がバラバラだと、結局はデータを変換したり読み替えたりする手間がかかってしまいます。住所の書き方が決まっているから郵便物が世界中に届くのと同じで、共通の「型」を決めておくことで、異なる会計ソフトを使う者どうしでもスムーズにデータを渡せるようになります。

「4コーナーモデル」というやり取りの形

Peppolによる電子インボイスは、よく「4コーナーモデル」という形で説明されます。少しかみくだくと、次のような流れです。

• 売り手（請求する側）が自分の使うサービスを通じてインボイスデータを送る

• そのデータが「アクセスポイント」と呼ばれる中継役を経由する

• 買い手側のアクセスポイントを通って

• 買い手（受け取る側）のサービスにデータが届く

利用者である私たちが意識するのは「送る」「受け取る」の操作だけで、間の中継はサービス側が担ってくれます。電話番号の仕組みを知らなくても電話がつながるのと同じように、裏側の細かい技術を理解していなくても利用できるよう設計されているのが特徴です。

なぜいま電子インボイスが注目されているのか

インボイス制度と電子帳簿保存法の流れ

電子インボイスが広がろうとしている背景には、二つの大きな制度変更があります。一つはインボイス制度の開始で、適格請求書の発行と保存が消費税の仕入税額控除に深く関わるようになりました。もう一つは電子帳簿保存法の見直しで、電子的に受け取った取引データは原則として電子のまま保存することが求められるようになっています。電子で受け取ったデータの保存方法は、電子取引データの保存ルールにまとめています。

つまり、請求書を「正しい形式で」「電子で」扱う場面が、以前よりぐっと増えてきたということです。こうした流れの中で、最初からデータとしてやり取りできる電子インボイスへの関心が高まっています。

経理事務の負担を減らしたいというニーズ

個人事業主にとって、請求書の発行や受け取った請求書の入力は、地味ながら時間のかかる作業です。電子インボイスがうまく普及すれば、受け取ったデータがそのまま帳簿に反映され、転記や入力の手間を大きく減らせる可能性があります。請求書そのものの電子化を進めたい方は、請求書を電子化するときのポイントもあわせて確認しておくとよいでしょう。人手不足が課題となる中で、こうした効率化への期待が注目を後押ししています。

大企業・行政から徐々に広がる見込み

電子インボイスは、まず取引量の多い大企業や行政機関から導入が進み、その取引先へと少しずつ広がっていくと考えられています。個人事業主にとっては、自分から積極的に導入するというより、大きな取引先から「電子インボイスで対応してほしい」と求められて初めて向き合うというケースが当面は多くなりそうです。だからこそ、仕組みのおおよそのイメージだけでも先につかんでおくと、いざというときに慌てずにすみます。

個人事業主・フリーランスへの具体的な影響

請求書を発行する側としての影響

あなたが取引先に請求書を出す立場の場合、取引先が電子インボイスでの受け取りを希望すると、対応できる仕組みが必要になります。とはいえ、専用の難しいシステムを自分で組む必要はありません。電子インボイスに対応した会計ソフトや請求書サービスを使えば、いつもどおり請求書を作成する延長で送信できるよう整備が進んでいます。

注意したいのは、適格請求書に必要な記載事項は電子でも変わらないという点です。登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した金額と消費税額などは、電子インボイスでもきちんと盛り込む必要があります。形式が電子になっても、インボイスとしての中身の要件は同じだと押さえておきましょう。仕入税額控除の前提となる消費税の基本は、国税庁タックスアンサーNo.6101「消費税の基本的なしくみ」で確認できます。

請求書を受け取る側としての影響

仕入や外注など、あなたが請求書を受け取る場面でも影響があります。電子インボイスで受け取ったデータは、会計ソフトに自動で取り込めるため、入力の手間が減るのが利点です。一方で、電子で受け取った取引データは電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があるため、保存方法を意識しておくことが大切になります。

また、自分はまだ紙やPDFのやり取りが中心でも、取引先によって方法が混在することは十分にあり得ます。電子・紙・PDFが入り混じっても、もれなく整理・保存できる体制を作っておくと安心です。日々の記帳やデータ整理をまとめて任せたい場合は、記帳代行というやり方もあります。

免税事業者・小規模事業者が押さえておきたいこと

• 免税事業者は、そもそも適格請求書を発行できないため、電子インボイスを「発行する」必要は基本的に生じません

• ただし、取引先から請求書を「受け取る」場面では、電子データが届くことが増えていく可能性があります

• 将来、課税事業者として登録するかどうかを検討する際には、電子化の流れも判断材料の一つになります

免税事業者との取引でどこに気をつけるべきかは、免税事業者である取引先との付き合い方も参考になります。自分の立場が「発行する側」なのか「受け取る側」なのか、また課税事業者か免税事業者かによって、向き合い方が変わってきます。まずは自分の現在地を整理することが、必要以上に身構えないための第一歩です。

いまから準備しておきたいこと

使っている会計ソフト・請求書サービスを確認する

もっとも現実的な備えは、いま利用している会計ソフトや請求書サービスが電子インボイスに対応しているか、あるいは対応予定があるかを確認しておくことです。多くのクラウド型サービスは、機能のアップデートで順次対応を進めています。自分で一から仕組みを用意しなくても、使っているサービスのアップデートに乗るのが、小規模事業者にとっては無理のないやり方です。

請求書や領収書の保存ルールを整える

電子インボイスへの対応は、結局のところ「取引データをきちんと電子で整理・保存できているか」という土台の上に成り立ちます。電子で受け取った請求書を電子のまま、検索しやすい形で保存する習慣をいまのうちに作っておくと、電子インボイスが本格的に広がってもスムーズに移行できます。スマホ撮影を使った運用ルールは、スマホ撮影した領収書の運用ルールが参考になります。

取引先とのやり取り方法を見直す

主要な取引先が今後どんな方法で請求書をやり取りしたいと考えているのか、機会があれば確認しておくとよいでしょう。相手の方針がわかれば、こちらが先回りして準備すべきことも見えてきます。慌てて高機能なシステムを導入するのではなく、取引の実態に合わせて少しずつ整えていく姿勢が、個人事業主には現実的です。

よくある質問

Q. PDFで請求書をメール送信していれば、それが電子インボイスということですか？

厳密には異なります。PDFは「電子データ化した請求書」ではありますが、Peppolのような構造化データとは別物です。ただし、適格請求書の記載事項を満たしたPDFを電子で受け渡し・保存していれば、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応としては有効なケースが多くあります。目的は近くても仕組みが違うものだと整理しておくとわかりやすいです。

Q. 個人事業主も必ず電子インボイス（Peppol）に対応しなければいけませんか？

現時点では、すべての事業者に一律で義務づけられているわけではありません。まずは取引量の多い企業や行政から普及が進む見込みで、個人事業主は取引先の要望に応じて対応していく形が当面は中心になりそうです。とはいえ、電子化の流れ自体は今後も続くと考えられるため、仕組みの概要を知り、使っているサービスの対応状況を把握しておくことが、無理のない備えになります。

Q. 導入すると、経理は本当にラクになりますか？

受け取ったデータが会計ソフトに自動で取り込めるようになれば、入力の手間や転記ミスが減るという面で経理はラクになり得ます。一方で、導入の初期には設定や運用の見直しといった手間もかかります。効果を十分に得るには、請求書や領収書の保存ルールを整え、データを正しく扱える体制をあわせて作っておくことが大切です。

まとめ｜電子インボイスは「全体の流れ」を知ることから

電子インボイスとPeppolは、適格請求書を世界共通のルールに沿った電子データでやり取りし、経理の手間を減らそうという仕組みです。個人事業主にとっては、いますぐすべてに対応する必要はないものの、インボイス制度や電子帳簿保存法の流れと地続きの話であり、概要を知っておくことがいざというときの安心につながります。まずは自分の立場を整理し、使っているサービスの対応状況を確認することから始めましょう。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。