適格請求書（インボイス）の書き方｜記載要件と端数処理をやさしく解説

適格請求書（インボイス）の書き方は、登録番号・税率ごとの区分・税率ごとの消費税額という記載要件と、税率ごとに1回の端数処理を押さえれば難しくありません。つまずきやすいポイントを具体例つきでやさしく解説します。

「インボイスに対応した請求書を出してください」と取引先から言われたものの、これまでの請求書と何が違うのか、どこをどう変えればいいのか分からず、戸惑っている個人事業主やフリーランスの方は多いのではないでしょうか。聞き慣れない言葉が並び、難しそうに感じてしまいますが、実は押さえるべきポイントはそれほど多くありません。

☑ インボイス制度が始まり、請求書をどう書き直せばいいか分からない

☑ 「登録番号」や「税率ごとの区分」と言われても、何を書けばいいのか不安

☑ 消費税の端数処理のルールが曖昧で、自己流で計算していて心配

適格請求書には満たすべき記載項目がきちんと決められています。一つひとつの意味を理解すれば、自分の請求書のどこを直せばよいかが見えてきます。なお制度の細かい運用は変わることがあるため、最新情報は国税庁サイト等でご確認ください。

そもそも適格請求書（インボイス）とは

適格請求書（インボイス）とは、売り手が買い手に、正確な消費税の税率や税額を伝えるための請求書です。買い手が消費税の計算で「仕入税額控除」を受けるために必要な書類で、発行できるのは登録した事業者だけ、という点が従来との大きな違いです。制度の全体像は、国税庁の特集ページ「インボイス制度」で確認できます。

仕入税額控除のための請求書

適格請求書（インボイス）とは、売り手が買い手に対して、正確な消費税の税率や税額を伝えるための請求書です。買い手側が消費税の計算で「仕入税額控除」を受けるためには、原則としてこの適格請求書の保存が必要になります。つまり、取引先が消費税の計算を正しく行うために欠かせない書類なのです。消費税の基本的な流れ（預かった消費税から支払った消費税を差し引く仕組み）は、国税庁タックスアンサーNo.6101「消費税の基本的なしくみ」で確認できます。

発行できるのは登録事業者だけ

適格請求書を発行できるのは、税務署に申請して「適格請求書発行事業者」として登録した事業者だけです。登録すると「登録番号」が割り当てられ、この番号を請求書に記載します。登録していない事業者は、適格請求書を発行することができません。なお近年は、請求書を紙ではなくデータでやり取りする動きも広がっています。標準化された電子インボイスの仕組みについては、電子インボイス（Peppol）の個人事業主への影響で解説しています。

適格請求書に必要な記載項目

適格請求書には、次の6項目を記載します。従来の請求書に「登録番号」「税率ごとに区分した金額・適用税率」「税率ごとの消費税額」が加わったイメージで捉えると分かりやすくなります。

記載すべき6つの項目

適格請求書には、次の項目を記載する必要があります。これまでの請求書に、登録番号や税率ごとの区分などが加わったイメージです。

• 1. 発行事業者の氏名または名称と、登録番号

• 2. 取引を行った年月日

• 3. 取引の内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）

• 4. 税率ごとに区分して合計した金額と、適用税率

• 5. 税率ごとに区分した消費税額

• 6. 書類を受け取る取引先の氏名または名称

とくに注意したいポイント

従来の請求書と比べてとくに新しいのが、「登録番号」「税率ごとに区分した金額・適用税率」「税率ごとの消費税額」です。標準税率と軽減税率が混在する取引では、それぞれを分けて記載する必要があります。一つの請求書の中で税率を混ぜて合計してしまわないよう注意しましょう。

つまずきやすい「端数処理」のルール

端数処理は「一つの適格請求書につき、税率ごとに1回」が原則です。商品ごとに端数処理をして積み上げる方法は認められていません。切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれを使うかは事業者が選べます。

端数処理は「税率ごとに1回」

消費税の計算では、1円未満の端数が出ることがあります。適格請求書では、この端数処理について「一つの適格請求書につき、税率ごとに1回」行うというルールがあります。商品ごとに毎回端数処理をして、それを積み上げるやり方は認められていません。

具体的なイメージ

• 標準税率の対象商品をすべて合計してから、消費税額を計算し端数処理する

• 軽減税率の対象商品も同様に、合計してから消費税額を計算し端数処理する

• 結果として、1枚の請求書につき税率ごとに1回ずつ端数処理を行う

端数を切り捨てるか、切り上げるか、四捨五入するかは、事業者が選ぶことができます。どの方法を採用するかをあらかじめ決めておき、社内で統一しておくとよいでしょう。

計算ミスを防ぐには

端数処理は手計算だと間違えやすい部分です。会計ソフトや請求書作成ソフトを使えば、ルールに沿った計算を自動で行ってくれるため、ミスを大きく減らせます。とくに、複数の商品を扱う取引や、標準税率と軽減税率が混在する取引では、手計算の負担が一気に増えます。一度設定してしまえば毎回正しく計算してくれるソフトを使うほうが、長い目で見れば手間も間違いも減らせます。請求書ごとの記帳や消費税の集計まで含めて手放したい場合は、面倒な作業をまるごと預ける記帳代行という方法もあります。

簡易な様式や少額取引の扱い

不特定多数と取引する一部の業種では、記載を簡略化した「適格簡易請求書」を発行できます。また一定規模以下の事業者には、少額取引について帳簿の保存だけで仕入税額控除を認める特例が設けられている場合があります。

適格簡易請求書という選択肢

小売業や飲食店、タクシー業など、不特定多数の人と取引する一部の業種では、記載項目を簡略化した「適格簡易請求書」を発行できる場合があります。これはレシートのような形式で、取引先の氏名や名称の記載を省略できるなどの特徴があります。自分の業種が該当するかどうかは確認しておきましょう。

少額な取引の特例

一定規模以下の事業者については、少額な取引に関して、適格請求書の保存がなくても帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められる特例が設けられている場合があります。こうした特例は条件や期間が定められていることが多いため、自分が対象になるかどうかは、最新情報を確認することが大切です。

請求書を見直すときのチェックポイント

発行する側は登録番号や税率ごとの区分・端数処理を、受け取る側は要件を満たしているかを確認する習慣をつけましょう。受け取った適格請求書は、仕入税額控除のために保存しておく必要があります。

発行する側のチェック

• 登録番号を正しく記載しているか

• 税率ごとに金額・税額を分けて書いているか

• 端数処理を税率ごとに1回にしているか

• 軽減税率の対象品目に印などをつけているか

受け取る側のチェック

取引先から受け取った請求書も、適格請求書の要件を満たしているかを確認する習慣をつけましょう。登録番号が記載されているか、税率ごとの区分があるかなどをチェックします。不備があると、仕入税額控除に影響する可能性があるため、気づいた時点で取引先に確認するとスムーズです。

受け取った書類はしっかり保存

仕入税額控除を受けるためには、原則として受け取った適格請求書を保存しておく必要があります。ほかの領収書とまとめて、年度ごとに整理して保管しておきましょう。メールやネット注文で受け取った請求書は電子取引データにあたり、保存の要件が定められています。詳しくは電子取引データの保存要件で確認できます。紙で受け取った請求書をスマホ撮影で残す場合は、スマホ撮影した領収書の保存の運用ルールもあわせて押さえておくと安心です。

よくある質問

Q. インボイスの登録は必ずしなければいけませんか？

登録は任意です。ただし、取引先が消費税の課税事業者で仕入税額控除を受けたい場合、適格請求書を求められることがあります。自分の取引先がどういう事業者か、登録によって取引にどう影響するかを踏まえて判断するとよいでしょう。迷う場合は専門家に相談するのも一つの方法です。

Q. 端数処理は切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれが正しいですか？

いずれの方法でも構いません。大切なのは、税率ごとに1回という処理回数のルールを守ることと、自分の中で処理方法を統一しておくことです。会計ソフトを使う場合は、どの方法に設定されているかを一度確認しておくと安心です。

Q. 手書きの請求書でもインボイスとして使えますか？

必要な記載項目がすべて満たされていれば、手書きでも適格請求書として使えます。ただし、登録番号や税率ごとの区分、端数処理などを手作業で正確に書くのは手間がかかります。記載漏れや計算ミスを防ぐためにも、ソフトやテンプレートの利用をおすすめします。

要件と端数処理を押さえれば怖くない

適格請求書（インボイス）は、登録番号・税率ごとの区分・税率ごとの消費税額など、決められた項目を記載した請求書です。新しく加わったポイントは限られており、一つずつ意味を理解すれば、自分の請求書のどこを直せばよいかが見えてきます。端数処理も「一つの請求書につき税率ごとに1回」というルールさえ押さえれば、難しくありません。

とはいえ、制度の細かい運用や特例は変わることがあり、自分が登録すべきかどうかの判断も人それぞれです。手計算でのミスが心配な場合はソフトを活用し、判断に迷うときは専門家に相談しながら、無理のない形で対応していきましょう。最新情報は国税庁サイト等でこまめに確認することをおすすめします。

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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。