売掛金・買掛金の管理｜掛取引の記帳と回収のコツを解説

売掛金は「これから受け取るお金」、買掛金は「これから支払うお金」です。掛取引は発生主義で記帳し、入金・支払いのたびに消し込むのが基本になります。仕訳の流れと回収のコツ、つまずきやすいミスまで具体的に整理します。

商品やサービスを先に提供して、お金は後から受け取る。フリーランスや個人事業主の取引では、この「ツケ払い」のようなやり取りがごく当たり前に行われています。納品から入金まで数週間、ときには数か月空くこともあり、その間のお金の動きをきちんと帳簿に残しておかないと、いくら稼いだのか、いくら払うべきなのかが見えなくなってしまいます。名前は似ていても役割が正反対の売掛金と買掛金を混同してしまう、と悩む個人事業主の方は少なくありません。

☑ 「売掛金」「買掛金」という言葉は聞いたことがあるが、何が違うのか説明できない

☑ 請求書を出した時点と入金された時点、どちらを売上にすればいいのか迷う

☑ 取引先からの入金がなかなか確認できず、回収できているのか不安になる

売掛金・買掛金とは何か

売掛金・買掛金は、どちらも「お金のやり取りが後になる取引」で使う勘定科目です。自分が受け取る側なら売掛金、支払う側なら買掛金、と立場で使い分けます。まずは2つの意味を整理しておきましょう。

売掛金は「これから受け取るお金」

売掛金とは、商品やサービスをすでに提供したのに、まだ代金を受け取っていない場合の「受け取る権利」を表します。たとえば月末に請求書を発行し、翌月末に入金される取引では、請求した時点で売掛金が発生し、入金された時点で売掛金が消えます。いわば「お客様に対する貸し」のような状態です。

買掛金は「これから支払うお金」

買掛金は売掛金の逆で、仕入れや外注などのサービスを受けたのに、まだ代金を支払っていない場合の「支払う義務」を表します。材料を先に仕入れて支払いは翌月という場合、仕入れた時点で買掛金が発生し、支払った時点で買掛金が消えます。こちらは「相手に対する借り」にあたります。

未収入金・未払金との違い

似た科目に「未収入金」「未払金」があります。売掛金・買掛金は本業の取引（商品の販売や仕入れ）で使うのが原則で、それ以外の取引、たとえば備品を売った代金や、まだ払っていない経費などは未収入金・未払金で処理します。本業かどうかで使い分けると覚えておくと迷いません。

発生主義と現金主義の違いを知る

掛取引を理解するうえで欠かせないのが、売上や経費を「いつ」計上するかという考え方です。複式簿記による青色申告では発生主義が基本となり、これが売掛金・買掛金という科目が必要になる理由につながります。

発生主義とは

発生主義とは、お金が動いた時ではなく、取引が成立した時点で売上や経費を記録する考え方です。商品を納品したりサービスを提供したりして「代金を受け取る権利が確定した時」に売上を計上します。複式簿記による青色申告では、この発生主義が基本となります。青色申告と記帳の関係は、国税庁タックスアンサーNo.2070「青色申告制度」で確認できます。単式簿記と複式簿記のどちらで付けるか迷う方は、まず複式簿記と単式簿記の違いと帳簿の付け方入門から押さえると理解が早くなります。

現金主義とは

現金主義は、実際にお金が入ってきた時・出ていった時に記録する考え方です。シンプルでわかりやすい一方、月をまたぐ取引が多いと、その月の本当の業績が見えにくくなります。原則は発生主義ですが、一定の要件を満たして届け出た場合に現金主義が認められるケースもあります。詳しい適用条件は国税庁サイト等でご確認ください。

なぜ発生主義だと売掛金が必要になるのか

発生主義では「請求した月」に売上を立てます。しかし入金は翌月以降。この「売上は立ったがお金はまだ」という差を埋めるために、売掛金という科目が登場するのです。買掛金も同じ理屈で、経費は計上したが支払いは後、という差を表します。なお、白色申告であっても記帳と帳簿の保存は必要で、その範囲は国税庁タックスアンサーNo.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」にまとめられています。

売掛金・買掛金の記帳のしかた

記帳は難しく見えますが、「権利や義務が生まれた時」と「お金が動いた時」の2回に分けて記録するだけです。売掛金・買掛金は入金・支払いが済むまでの一時的な置き場所、とイメージすると流れがつかめます。

売掛金の流れ

• 請求書を発行した時：売掛金が増え、同時に売上が立ちます

• 入金があった時：売掛金が減り、その分が預金や現金に変わります

つまり売掛金は「入金されるまでの一時的な置き場所」とイメージするとわかりやすいでしょう。入金が済めば残高はゼロに戻ります。

買掛金の流れ

• 仕入れや外注をした時：買掛金が増え、同時に仕入や外注費が計上されます

• 支払いをした時：買掛金が減り、その分の預金や現金が出ていきます

こちらも支払いが完了すれば残高はゼロに戻ります。月末時点で残っている買掛金は「まだ払っていない金額」を示しています。

取引先ごとに管理する

取引先が複数ある場合は、相手先ごとに売掛金・買掛金を分けて管理すると、誰からまだ入金がないか、誰にまだ払っていないかが一目でわかります。帳簿上は「補助科目」や取引先名のメモを活用すると整理しやすくなります。

売掛金を確実に回収するコツ

売上を計上しても、入金されなければ手元のお金は増えません。回収の管理は資金繰りに直結する大切な仕事です。請求と入金予定を一覧にし、支払条件を最初に取り決めておくことが、回収トラブルを防ぐ最大の予防策になります。

請求と入金予定を一覧にしておく

いつ・いくら・どの取引先から入金される予定なのかを一覧にしておくと、入金漏れにすぐ気づけます。エクセルでも会計ソフトでも構いません。「入金予定日を過ぎても着金がない」項目に印を付ける習慣をつけましょう。

支払条件を最初に決めておく

• 締め日と支払日（例：月末締め翌月末払い）を取引開始時に確認する

• 振込手数料をどちらが負担するかを事前に取り決めておく

• 金額が大きい取引では着手金や前受金を相談する

条件をあいまいにしたまま始めると、後から「いつ払われるのか」でトラブルになりがちです。最初の取り決めが回収トラブルを防ぐ最大の予防策です。

入金が遅れたときの対応

予定日を過ぎても入金がない場合は、感情的にならず事務的に確認の連絡を入れます。多くは単なる処理漏れや行き違いです。やり取りはメールなど記録に残る形で行い、いつ・どんな約束をしたかを残しておくと安心です。記帳代行の現場でも、「請求はしたのに消し込みを忘れ、入金済みの取引先に督促してしまった」というヒヤリとするご相談は少なくありません。毎月の消し込みまで手が回らないときは、記帳から確定申告書類の作成までをまとめて預ける確定申告まで含めた代行を使う手もあります。

掛取引で起きやすいミスと対策

売掛金・買掛金は「お金とタイミングがずれる」性質上、二重計上や残高不一致といった特有のミスが起きやすい科目です。よくある間違いのパターンを知っておくだけで、多くは未然に防げます。

二重計上・計上漏れ

請求時に売上を立て、入金時にも売上を立ててしまうと「二重計上」になります。入金時はあくまで売掛金を消す処理であって、売上を増やす処理ではありません。逆に請求の記録を忘れると計上漏れになります。請求書の発行と帳簿付けはセットで行いましょう。掛取引に限らず起こりやすい誤りは、帳簿づけでよくある間違い10選にまとめています。

残高が合わなくなる

月末の売掛金残高は「まだ入金されていない請求額」と一致するはずです。一致しない場合は、入金の記録漏れか、消し込み（入金と請求の対応付け）のミスが疑われます。月に一度は残高を突き合わせる習慣が、年度末の負担を大きく減らします。もし誤った付け方に気づいた場合は、あわてず帳簿を間違えたときの直し方の手順で修正すれば大丈夫です。

よくある質問

Q. 売上は請求した月と入金された月、どちらで計上するのですか？

複式簿記による青色申告では発生主義が原則のため、請求した（取引が確定した）月に売上を計上します。入金は売掛金を消す処理として別に記録します。「お金が入った月」ではない点に注意しましょう。

Q. 売掛金と未収入金はどう使い分ければいいですか？

本業である商品の販売やサービス提供で生じた未回収のお金は売掛金、それ以外（たとえば使っていた備品を売った代金など）は未収入金で処理します。事業の中心となる取引かどうかが判断の基準です。

Q. 取引先が倒産して回収できなくなったらどうすればいいですか？

回収できなくなった売掛金は、一定の要件を満たすと「貸倒れ」として経費に計上できる場合があります。ただし要件は細かく定められているため、自己判断せず、最新情報は国税庁サイト等で確認するか専門家に相談すると安心です。

まとめ｜掛取引はタイミングのズレを記録する

売掛金は「これから受け取るお金」、買掛金は「これから支払うお金」。どちらも、取引が成立した時点とお金が動く時点のズレを埋めるための科目です。発生主義で帳簿を付けると、このズレが必ず生まれます。だからこそ、請求や仕入れの時点で記録し、入金・支払いの時点で消し込むという2段階の作業が欠かせません。

特に売掛金の回収は資金繰りに直結します。請求と入金予定を一覧で管理し、支払条件を最初に取り決めておくだけで、回収トラブルの多くは防げます。月に一度残高を確認する習慣をつければ、年度末にあわてることもなくなるでしょう。

とはいえ、請求のたびに仕訳を起こし、入金のたびに消し込むのは、本業をこなしながらだと意外に手が回らないものです。領収書丸投げドットコムなら、何枚たまっても定額 月額6,600円（税込）で、領収書や請求書を送るだけで掛取引を含む日々の記帳から確定申告書類の作成まで対応します。まずは売掛・買掛の管理を今月で軽くする方法を相談するところから始めてみませんか。相談は無料です。そもそも記帳代行で何がどこまで任せられるのかは、記帳代行とは何かの解説もご覧ください。

【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。