経費にできるもの・できないものを総まとめ｜初めての確定申告で失敗しないために
経費にできるかどうかは「事業との関連性」を説明できるかで決まります。経費を正しく計上すれば所得が下がり、納める税金を抑えられます。勘定科目の具体例、家事按分、判断に迷うグレーな支出まで、初めての方向けに順に整理します。
「このコーヒー代は経費になる？」「自宅の家賃はどこまで入れていいの？」——個人事業主やフリーランスにとって、経費の線引きは毎年つきまとう悩みです。判断の軸を先に押さえておけば、日々の支出を迷わず仕分けられるようになります。
☑ 仕事用のコーヒー代や書籍代、これって経費にできる？
☑ 自宅を事務所にしているけど、家賃や電気代のどこまで経費にできるの？
☑ 「これは経費になる？」と迷う支出がよくある
目次
そもそも「経費」とは？事業に必要な支出のこと
経費にできる主な勘定科目と具体例
自宅兼事務所の「家事按分」のやり方
経費にできないものリスト
グレーゾーンの支出は「事業との関連性」で判断
領収書がない・なくした場合の対処法
初心者がやりがちな経費計上の失敗パターン
Q＆A｜経費に関するよくある質問
まとめ｜適切な経費計上で賢くて安全な節税を
そもそも「経費」とは？事業に必要な支出のこと
経費とは、売上を生むために使ったお金のことを指します。事業に関係ないプライベートな支出は経費に含められません。「事業との関連性」が説明できるかどうかが、経費計上の重要な判断ポイントとなります。経費の基本的な考え方は国税庁タックスアンサーNo.2210「必要経費の知識」で確認できます（国税庁タックスアンサーNo.2210）。
例えば、取引先との会食費や仕事で使うソフトウェア代、事務所の家賃などは、明らかに事業との関連性があるため経費にできます。一方、プライベートでの食事代や趣味の本代などは、事業との関連性がないため経費にはできません。
迷うケースも多いので、その支出が「事業にどのように貢献したか」を説明できる状態にしておくことが重要です。領収書だけでなく、メモやスケジュールなども一緒に保管しておくと、後で見返したときに判断しやすくなります。
経費にできる主な勘定科目と具体例
主な経費の勘定科目には、旅費交通費（電車・タクシー・ホテル代）、通信費（電話・インターネット代）、消耗品費（文具・事務用品）、接待交際費（取引先との会食）、地代家賃（事務所賃料）、水道光熱費、広告宣伝費、新聞図書費、外注工賃、減価償却費（高額資産の分割計上）などがあります。仕事で使うものは、多くが経費に計上できる可能性があります。車を仕事に使う場合のガソリン・駐車場・車検・保険料の仕訳は、車の維持費の勘定科目で詳しく解説しています。
特に見落とされがちなのが、減価償却費と新聞図書費です。パソコンやカメラなどの高額資産は、10万円以上のものだと減価償却として複数年にわたって経費計上します。減価償却の基本的な考え方は国税庁タックスアンサーNo.2100「減価償却のあらまし」で確認できます（国税庁タックスアンサーNo.2100）。また、仕事で参考にした書籍や業界誌なども、事業との関連性が説明できれば新聞図書費として経費計上できます。
その他、クラウドサービス代、オンラインサロン受講料、名刺代なども事業で使うものなら経費にできます。取引先へのプレゼントや試供品を配ったときの扱いに迷う場合は、プレゼント・景品・サンプルは経費になるかが参考になります。「事業で使ったものは、まず領収書を保管しておく」をルールにしておくと、年末の確定申告の際にスムーズに経費計上を進められます。
自宅兼事務所の「家事按分」のやり方
自宅を事務所として使っている場合、家賃や電気代、通信費のうち「事業で使った割合」を経費にできます。これを家事按分と呼びます。床面積比や使用時間比など、合理的な基準で計算し、帳簿に記録しておくことが重要です。
具体例として、２LDKの自宅のうち1部屋を事務所として使っているとします。事務所部分の面積が全体の25％だとすれば、家賃の25％を経費に計上できます。電気代も同様に、25％を経費とする、あるいは仕事で使った時間比で計算するなどの方法があります。
家事按分は「合理的な説明」ができることがポイントで、根拠のない推測で決めてしまうのは禁物です。面積や時間、使用状況などを記録しておくことで、万一税務調査が入ったときにも説明できる状態を保ちましょう。
経費にできないものリスト
事業との関係がないものは、原則として経費には計上できません。具体的には、所得税や住民税などの税金、健康保険料や国民年金などの社会保険料（それぞれ控除側で処理します）、プライベートの食事代や洋服代、交通違反の罰金、家族への給与（青色事業専従者を除く）などが含まれます。
もう1つ注意したいのが、社会保険料や生命保険料は、経費ではなく「所得控除」として処理される点です。結果的に税金を下げる効果はありますが、経費として仕訳するわけではないため、確定申告の際には「控除」の欄に記載しましょう。
また、事業・プライベート両方で使うものを「全額経費」としてしまうのもNGです。「何割を事業で使ったか」を説明できるように、家事按分の考え方で適切に按分しておくことが重要です。
グレーゾーンの支出は「事業との関連性」で判断
飲食代・書籍代・カフェ代など、プライベートと仕事が重なる支出は「事業との関連性」を説明できるかどうかがカギです。「誰と何のために使ったか」をメモや領収書に記録しておくことで、後で説明しやすくなります。
例えば、カフェでの作業代は、そこで仕事をした記録もあれば「会議費」や「雑費」として経費計上できます。ただし、友人とのチャットがメインだった場合はプライベートなため、経費計上はできません。同じカフェ代でも、状況によって判断が変わるのです。
グレーな支出に迷ったときは、「この支出がなかったら事業に影響が出たか？」と自問してみるとよいでしょう。影響が出たと言えるなら経費として計上し、影響がないならプライベートの支出として処理すると、「事業との関連性」の考え方が明確になります。
領収書がない・なくした場合の対処法
領収書がない場合でも、出金伝票、クレジットカード明細、銀行振込記録などで代替できるケースがあります。重要なのは「いつ・どこで・何を・いくら使ったか」が説明できることです。あきらめず代替手段を探しましょう。領収書そのものの保管ルールは、領収書の正しい保管方法にまとめています。
電車代など領収書がもらえない支出については、出金伝票を使うと便利です。100均ショップや文具店で手に入る出金伝票に、日付・金額・用途・支払先を記載して、領収書の代わりとして保管しておくと、経費として計上できます。
もし領収書をなくしてしまった場合でも、クレジットカード明細や銀行預金口座の取引明細を証拠として残せる可能性があります。メールで送られた領収書やオンラインショッピングの購入履歴も使えるので、あきらめず探してみることがポイントです。
初心者がやりがちな経費計上の失敗パターン
確定申告が初めての方では、経費計上でよくある失敗パターンにはまってしまうことが少なくありません。代表的な失敗パターンを事前に知っておくことで、同じようなミスを防ぐことができます。記帳代行の現場でも、月末にレシートをまとめて処理しようとして手が止まってしまうご相談は多く、こまめな仕分けが結局いちばんの近道です。仕訳に手が回らないなら、仕訳ごと記帳代行に預ける方法もあります。
プライベートの支出を経費に含めてしまう
プライベートの食事代や趣味の本代を、事業の経費に含めてしまうパターンです。「領収書をもらった、よし」とやってしまうと、税務調査で指摘されるリスクがあります。ひと手間加えて「事業との関連性」をチェックしましょう。
高額資産を一括で経費にしてしまう
20万円のパソコンを買ったとき、これをその年に一括で「消耗品費」として計上してしまうパターンです。10万円以上の資産は「減価償却費」として複数年にわたって計上するのが原則です（青色申告なら30万円未満の即時償却も可）。
家事按分の根拠を記録していない
家賃や電気代を「だいたい仕事で7割使っている」と推測で按分してしまうパターンもリスキーです。面積・使用時間・使用デバイスを基に「なぜその割合なのか」を説明できるメモなどを作成しておくことが重要です。
領収書をツテだけで仕訳しない
レシートや領収書を「とりあえず集める」だけで、勘定科目ごとに仕訳しないと、年末にまとめて処理しようとした際に大変な思いをします。月に1回の領収書整理・仕訳を習慣化することで、確定申告期の負担を大幅に軽減できます。
Q＆A｜経費に関するよくある質問
経費に関して、初めての方からよくいただく質問をまとめました。以下のQ＆Aを参考にして、適切な経費計上を進めてください。
Q. スーツ代や靴代も経費にできる？
仕事でしか使わないスーツや靴であれば、「被服費」として経費計上できるケースがあります。ただし、プライベートでも着ているものだと経費として認められない可能性が高いです。「仕事専用の装い」と説明できるものに限りましょう。
Q. 独りのランチ代は経費になる？
一人で食べたランチ代は原則経費にできません。ただし、取引先との打ち合わせ中や、出張先で仕事のために食事を取った場合は、「接待交際費」や「交際費」として経費計上できる可能性があります。状況と目的をメモしておきましょう。
Q. 携帯代のうち、どれくらいを経費にできる？
携帯代は、事業で使った割合のみを「家事按分」して経費にできます。例えば事業での使用が全体の60％と説明できるなら、60％を経費として計上します。割合の根拠（使用時間や仕事データ量など）を記録しておくと安心です。
Q. 買った本はすべて新聞図書費にできる？
仕事に関係する本なら、新聞図書費として経費計上できます。ただし、趣味の本や完全にプライベートで読む本は経費にできません。「この本を読んで、仕事にどう活かせているか」を説明できる状態にしておくと、判断がしやすくなります。
まとめ｜適切な経費計上で賢くて安全な節税を
経費の適切な計上は、個人事業主やフリーランスにとって、節税に直結する重要なスキルです。「事業との関連性」を説明できる状態にしておけば、多くの支出を経費として計上でき、その分の所得が下がって税金を抑えられます。
一方で、プライベートの支出を経費に含めたり、家事按分の根拠を不明確なままにしたりすると、税務調査で指摘されるリスクがあります。「賢くて安全な節税」のためには、「事業との関連性」と「説明できる記録」を意識して、領収書やメモをきちんと保管しておきましょう。
とはいえ、本業をこなしながら一つひとつの支出を仕分けし、確定申告まで仕上げるのは大きな負担です。経費の判断そのものに迷う場面も多いはずです。記帳代行の料金・対応範囲：領収書丸投げドットコムの個人事業主向け基本プランは月額6,600円（税込）。仕訳入力から月次試算表の作成まで対応し、領収書の枚数による追加料金はありません。初期費用は0円で、過去分は依頼開始月から申込月までの料金を初回にまとめて請求します。法人、農業・漁業・酪農・畜産業、士業、医師、整骨院は別途お見積もり。確定申告書の作成・提出は月額料金に含まれず、税込55,000円から、税理士との別途契約となります。各プランの料金・初回請求例を確認する。経費の判断ごと記帳を任せられるか無料で相談する。ご利用の流れ。
【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。
