支払調書とは？確定申告での使い方と届かないときの対処法をやさしく解説

支払調書は、確定申告に必須の書類ではありません。取引先が税務署に提出する法定調書で、個人事業主への交付は義務ではないためです。申告で実際に使う数字は自分の帳簿と請求書控え。支払調書の正しい使い方と、届かないときの対処法を解説します。

年が明けると、取引先から「支払調書」という書類が届くことがあります。なんとなく大事な書類だと感じて保管しているものの、「これを確定申告でどう使うの？」「届かない会社があるけれど大丈夫？」と疑問に思っている方は多いものです。結論を先に言えば心配は不要で、上手に活用すれば、支払調書は申告の心強い味方になってくれます。

☑ 1月頃に取引先から届いた「支払調書」の使い道がわからない

☑ 確定申告に支払調書が必須なのではと不安に感じている

☑ 支払調書を送ってくれない取引先があり、困っている

支払調書とは？まずは基本を知ろう

税務署に提出される「法定調書」のひとつ

支払調書とは、報酬を支払った側が「誰に、どんな内容で、いくら支払い、いくら源泉徴収したか」を税務署に報告するための書類です。法律で提出が定められた「法定調書」の一種で、フリーランスに関係が深いものは、正式には「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」といいます。法定調書の詳しい制度は国税庁の案内でも確認できます。税務署はこの書類によって「誰が、いくら受け取ったか」を把握しています。つまり支払調書は、税務署側がお金の流れを確認するための書類だといえます。

記載されている主な内容

支払調書には、次のような項目が記載されています。

• 支払いを受けた人の住所・氏名

• 報酬の区分(原稿料、デザイン料など)

• 1年間の支払金額の合計

• 源泉徴収された税額の合計

取引先ごとの1年間のまとめが1枚で確認できるため、確定申告前の数字合わせに役立ちます。俳優やダンサーの公演報酬なども源泉徴収の対象になりやすく、舞台俳優・ダンサーの公演収入とレッスン費の経費で具体例を確認できます。

源泉徴収票との違い

よく似た書類に「源泉徴収票」がありますが、こちらは会社員やアルバイトの給与に対して発行されるものです。給与には源泉徴収票、外注の報酬には支払調書と、対象になるお金が異なると覚えておきましょう。会社員からフリーランスになった年は、勤務先からの源泉徴収票と取引先からの支払調書の両方が手元に届くことになるため、混同しないよう注意が必要です。

支払調書は誰のために発行される？

本来の提出先は税務署

意外に思われるかもしれませんが、支払調書は本来、支払った側が税務署へ提出するための書類です。報酬を受け取った側である個人事業主への交付は法律上の義務ではなく、取引先の好意やビジネス上の慣行として送られているのが実情です。建設業の手間請けなど、源泉徴収の有無が働き方で分かれるケースは大工・木造建築業の工具代・材料費・手間請けの経費処理が参考になります。

届かない取引先があっても問題ない

そのため、「支払調書を送ってくれない取引先がある」というのは珍しいことではなく、それ自体は何の問題もありません。後ほど詳しく説明しますが、支払調書が手元にそろわなくても、確定申告はきちんと行えます。また、支払金額が一定額以下の場合などは、そもそも税務署への提出義務がないケースもあります。

届く時期の目安

交付してくれる取引先の場合、支払調書は翌年の1月中旬から2月上旬頃に届くのが一般的です。税務署への提出期限が翌年1月末とされているため、その前後に発送されることが多いようです。

確定申告での支払調書の正しい使い方

添付は不要、あくまで「確認資料」

確定申告書に支払調書を添付する義務はありません。申告で実際に使う数字は、自分の帳簿に記録した売上と源泉徴収税額です。支払調書は、その帳簿の数字が正しいかをチェックするための「答え合わせの資料」と捉えるのがよいでしょう。e-Taxで申告する場合も同様に、支払調書のデータを送信する必要はありません。源泉徴収された税額を精算して払いすぎを取り戻す手続きは、国税庁タックスアンサーNo.2030「還付申告」で確認できます。

帳簿と金額を突き合わせる

支払調書が届いたら、自分の請求書控えや帳簿の金額と一致しているかを確認しましょう。源泉徴収税額の記入漏れや、売上の計上漏れに気づくきっかけになります。確認の結果、自分の帳簿に漏れが見つかった場合は申告前に修正しておきましょう。逆に支払調書の側が間違っていることもあるため、内容を鵜呑みにしないことも大切です。受け取ったお金をどの所得として申告するか迷う場合は、クラウドファンディング・寄付型支援を受けた人の所得区分と課税の有無も整理の参考になります。

金額が違うときは原因を確認する

支払調書と自分の記録が一致しない場合、計上時期のずれが原因であることがよくあります。たとえば12月に請求して1月に入金された報酬は、自分の売上では前年分、支払調書では翌年分として扱われることがあるのです。原因がわからないときは取引先に内訳を確認し、基本的には自分の帳簿の記録に基づいて申告します。

支払調書が届かないときの対処法

自分の記録から集計するのが基本

支払調書が届かなくても、確定申告に必要な数字は自分でそろえられます。次のような資料をもとに、1年分の売上と源泉徴収税額を取引ごとに集計しましょう。

• 発行した請求書の控え(報酬額と源泉徴収税額)

• 銀行口座の入金記録や通帳のコピー

• 取引先から届く支払明細書・支払通知書

取引先に発行を依頼してもよい

どうしても源泉徴収額がわからない場合は、取引先に支払調書の交付や支払金額の明細を依頼してみる方法もあります。交付は義務ではないため断られる可能性もありますが、応じてくれる会社も多くあります。依頼するときは支払調書という形式にこだわらず、「年間の支払金額と源泉徴収税額を確認したい」と伝えるとスムーズです。

支払調書を待たずに準備を進める

支払調書がそろうのを待っていると、申告の準備はどんどん後ろ倒しになってしまいます。日頃から帳簿をつけていれば、支払調書の有無に関係なく、年明けすぐに申告の準備を始められます。

支払調書に頼らない経理のつくり方

大切なのは、支払調書に頼らずに済む自分自身の記録を持つことです。記帳代行の現場でも、支払調書がそろわないと不安で申告に踏み出せない、というご相談は少なくありません。売上や源泉徴収の集計から申告書の作成まで任せたい方には、確定申告の作成まで任せる代行サービスという選択肢もあります。

請求書の控えを必ず保存する

請求書の控えは、売上と源泉徴収額を証明する自分側の記録です。発行した請求書は必ず控えを残し、入金が確認できたものから消し込んでいくようにすると、未入金の管理にも役立ちます。

入金のたびに帳簿へ記録する

入金額と源泉徴収額を取引ごとに帳簿へ記録しておけば、年末にまとめて集計する手間がなくなります。「支払調書が届かないと申告できない」という状態から卒業でき、申告期限の間際に慌てることもなくなります。

年明けすぐに動ける体制をつくる

12月分の取引まで帳簿に反映できていれば、年が明けた時点で1年分の売上と源泉徴収税額がほぼ確定します。支払調書の到着を待つ必要がないため、混雑する前の早い時期に申告でき、還付がある場合は受け取りも早くなります。

よくある質問

Q. 支払調書が届かないと確定申告できませんか？

いいえ、支払調書がなくても確定申告はできます。申告は自分の帳簿や請求書控えに基づいて行うものであり、支払調書の添付義務もありません。手元の記録から売上と源泉徴収税額を集計できていれば問題ありません。むしろ支払調書を待って準備が遅れるほうが、期限間際の慌ただしさにつながります。

Q. 届いた支払調書は申告後も保管しておくべきですか？

添付義務はありませんが、取引の記録を裏付ける資料として保管しておくことをおすすめします。帳簿や請求書などの書類には保存期間が定められているため、支払調書も一緒にまとめて保管しておくと安心です。

Q. 支払調書の金額と自分の売上が合わないのはなぜですか？

多くの場合、計上時期の違いが原因です。支払調書は実際に支払われた金額で集計されることが多い一方、事業の売上は仕事が完了した時点で計上するのが原則です。年をまたぐ取引で差が出ていないか確認してみましょう。どうしても原因が特定できないときは、取引先に支払いの内訳を確認するのが確実です。

支払調書は「答え合わせ」の資料と考えよう

支払調書は、取引先が税務署に提出するための法定調書であり、個人事業主への交付は義務ではありません。確定申告への添付も不要なため、「届かないから申告できない」と心配する必要はないのです。

大切なのは、支払調書に頼らずに済む自分自身の記録を持つことです。請求書の控えと日々の帳簿が整っていれば、支払調書は数字の答え合わせに使うだけでよく、落ち着いて申告に臨めます。今年こそ、日頃からの記帳習慣を整えていきましょう。

とはいえ、本業のかたわらで毎日の記帳を続けるのは簡単ではありません。「領収書丸投げドットコム」では、領収書や請求書を送るだけで、日々の記帳から確定申告書類の作成までをまるごと代行しています。何枚でも定額 月額6,600円（税込）・税理士監修で、売上や源泉徴収の集計に時間を取られません。支払調書に振り回されない経理を無料で相談してみるところから始めてみてください。相談は無料です。利用の進め方はサービス利用の流れでご確認いただけます。

【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。