領収書がもらえない経費の処理｜出金伝票の書き方と記録のコツを解説
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税務
領収書がもらえない経費でも、いつ・誰に・いくら・何のために支払ったかを記録すれば経費として計上できます。その味方が「出金伝票」です。香典や自販機代など証拠の紙が残らない支出の考え方、出金伝票の書き方、記録を続けるコツを具体例つきで整理します。
事業をしていると、取引先の慶弔にともなう香典やご祝儀、自動販売機での飲み物代、電車やバスの運賃、割り勘で支払った打ち合わせの飲食代など、証拠となる紙が手元に残らない支払いに必ずといっていいほど出会います。そのたびに「これは経費にできないのだろうか」と不安になる方もいるでしょう。ご安心ください。適切に記録を残せば、こうした支出もきちんと経費にできます。
☑ 香典や祝儀など、領収書が出ない支出をどう処理すればいいか分からない
☑ 自販機やバスなど、レシートが出ない少額の経費に困っている
☑ 領収書がないと経費にできないのではと不安になる
領収書がもらえない経費はどうなる？
まずは、領収書がない場合に経費がどう扱われるのか、基本的な考え方を押さえておきましょう。
領収書がなくても経費にできる
「領収書がなければ経費にできない」というのは、よくある誤解です。経費として大切なのは、その支払いが実際にあったこと、そして事業に関係する出費であることを説明できるかどうかです。領収書はそれを示す手段の一つにすぎず、ほかの方法で記録できれば問題ありません。何が必要経費として認められるかの基本は、国税庁タックスアンサーNo.2210「必要経費の知識」（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm）で確認できます。
記録を残すことが何より大切
領収書がない分、いつ・どこで・誰に・いくら・何のために支払ったのかを、自分で記録しておくことが重要になります。記憶に頼っていると、後から内容を思い出せず、説明できなくなってしまいます。記録こそが、領収書の代わりになる証拠です。帳簿や書類の保存義務については、国税庁タックスアンサーNo.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2080.htm）も参考になります。
出金伝票とは
領収書がもらえない支出の記録に役立つのが「出金伝票」です。聞き慣れない方もいるかもしれませんが、仕組みはとてもシンプルです。
自分で支払いを記録する書類
出金伝票とは、現金で支払った内容を自分で書き留めておくための伝票です。文房具店や100円ショップでも手に入りますし、決まった様式があるわけではないので、ノートやメモで代用しても構いません。大切なのは、必要な情報がそろっていることです。
どんなときに使うのか
香典・ご祝儀など、慶弔にともなう支出
自動販売機での飲み物代
電車・バスなど、切符を買わない交通費
割り勘で領収書が分けられなかった飲食代
領収書を紛失してしまった支出
このように、証拠の紙が残らない場面で出金伝票が活躍します。記帳代行の現場でも、慶弔費や交通費のように領収書のない支出をどう残せばよいか、というご相談は毎年多く寄せられます。領収書のない経費もまとめて任せたい方は、領収書のない経費もまとめて任せられる記帳代行という選択肢もあります。
出金伝票の書き方
出金伝票には、最低限おさえておきたい項目があります。難しく考えず、後から見て分かる状態を目指しましょう。
記入する基本項目
日付:支払った年月日
支払先:誰に・どこに支払ったか
金額:実際に支払った金額
摘要(内容):何のための支出か、目的や相手の名前
たとえば取引先の葬儀に香典を出した場合は、「日付」「○○家(または葬儀会場名)」「金額」「取引先○○社代表の葬儀 香典」といった形で記入します。誰の何のための支出かが分かるように書くのがポイントです。
具体的に書くほど説明しやすい
摘要欄は、できるだけ具体的に書いておくと安心です。「交通費」だけでなく「○○社訪問のため △駅から□駅まで」のように、目的と区間まで添えると、事業との関連性がはっきりします。後から第三者に説明する場面を想像しながら書くとよいでしょう。
補足資料があれば一緒に残す
出金伝票だけでなく、関連する資料があれば添えておくとより確実です。たとえば慶弔であれば案内状や会葬礼状、交通費であれば訪問先とのやり取りが分かるメールなど、支払いの背景を示すものがあると説得力が増します。書き間違えたり、後から内容の誤りに気づいたりしたときの直し方は、帳簿を間違えたときの直し方を参考にしてください。
記録を続けるためのコツ
出金伝票は、こまめに書いてこそ意味があります。続けやすくする工夫を取り入れましょう。
その場でメモする習慣をつける
支払いの直後にスマホのメモ機能で「日付・金額・内容」を残しておけば、後でまとめて出金伝票に転記できます。記憶が新しいうちに記録するのが、正確さを保ついちばんのコツです。
少額でも面倒がらずに記録する
自販機の飲み物一本でも、積み重なれば無視できない金額になります。「少額だから」と省略せず、こまめに記録しておくことで、年間の経費を取りこぼさずに済みます。
領収書がある分とまとめて管理する
出金伝票だけを別々に保管すると、紛失や見落としの原因になります。領収書やレシートと同じ場所にまとめておき、月ごとに整理しておくと、確定申告のときに慌てずに済みます。
領収書がもらえない代表的なケースと対応
領収書が出ない場面は、実はパターンが決まっています。あらかじめ知っておくと、いざというときに落ち着いて記録を残せます。
慶弔費(香典・ご祝儀)の場合
取引先の葬儀や結婚式などにともなう香典・ご祝儀は、その性質上、領収書が発行されません。こうした場合は出金伝票に金額と相手・目的を記録し、あわせて会葬礼状や招待状を保管しておくと、支出の背景を示しやすくなります。事業に関係する相手かどうかが判断のポイントになります。
公共交通機関を使ったときの場合
電車やバスの運賃は、切符を買わずにICカードで支払うことも多く、一件ごとの領収書は残りません。こうした交通費は、移動した日付・区間・目的・金額を記録しておきましょう。ICカードの利用履歴を印刷したり、画面を保存したりしておくと、より確かな記録になります。メールに添付された利用明細やネット購入の記録の残し方は、電子取引データの保存要件もあわせて確認しておくと安心です。
自動販売機や少額の現金払いの場合
自動販売機での飲み物代や、レジを通さない少額の現金払いも、領収書が出ないことがほとんどです。一件は少額でも、出金伝票にこまめに記録しておくことで、年間を通して経費を取りこぼさずに済みます。カードや電子マネーで支払った少額の経費については、クレジットカード明細と領収書の関係も確認しておくと、裏付け資料の残し方が整理できます。
よくある質問
Q. 香典やご祝儀も経費にできますか？
取引先など、事業に関係する相手への慶弔費であれば、経費として計上できる場合があります。領収書は出ないのが通常なので、出金伝票に日付・相手・金額・内容を記録し、会葬礼状や案内状などがあれば一緒に残しておきましょう。なお、プライベートな付き合いによるものは経費にできない点に注意が必要です。
Q. 出金伝票は決まった用紙でないとダメですか？
いいえ、決まった様式の用紙でなければならないという決まりはありません。市販の出金伝票が手元になければ、ノートやメモ、表計算ソフトなどで代用しても構いません。大切なのは、日付・支払先・金額・内容といった必要な情報がそろっていることです。
Q. 領収書をなくしてしまった支出はどうすればいいですか？
領収書を紛失してしまった場合も、出金伝票で記録を残すことで対応できます。クレジットカードの明細や通帳の記録など、支払いを裏づけるものがあれば併せて保管しておくとより確実です。まずは慌てず、覚えているうちに内容を書き留めておきましょう。
まとめ｜領収書がなくても記録があれば経費にできる
香典やご祝儀、自販機代、切符を買わない交通費など、領収書が手元に残らない支出は誰にでも発生します。大切なのは「領収書がないから経費にできない」とあきらめないことです。出金伝票を使って、いつ・誰に・いくら・何のために支払ったかを記録すれば、しっかり経費として計上できます。ポイントは、その場でメモを取り、後から出金伝票に具体的に書き起こすこと。そして、関連する案内状やメールなどの補足資料があれば一緒に残しておくことです。
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【本記事の監修】
領収書丸投げドットコム 責任者 山下
個人事業主・フリーランス専門の記帳代行サービス「領収書丸投げドットコム」（運営：それいけ株式会社）の責任者として、日々の記帳代行・確定申告サポートの実務知見に基づき本記事の内容を確認しています。本記事は、国税庁など公的機関の公表情報をもとに作成しています。
